Инициатор договора это

Как СЭД в разы упрощает согласование договоров #ecm / сэд #СЭД #ECMJ

Инициатор договора это

Организация договорной работы в компании – одна из важных задач предприятия. Этот процесс включает в себя не только согласование и подписание договора, но и внесение в него изменений, контроль соблюдения условий, отслеживание наличия всех сопутствующих документов. Сделать все эти процессы быстрыми и прозрачными поможет система электронного документооборота.

Создание, согласование и исполнение договора в крупной компании – это длительный и трудоемкий процесс, объединяющий активности сотрудников разных подразделений.

Упростить и оптимизировать эти процессы можно, например, с помощью современной системы электронного документооборота (СЭД).

При правильной настройке система поможет сделать процесс согласования договоров простым и прозрачным даже для неискушенного пользователя, предоставив ему ряд технических инструментов для удобной работы с документами.

Создание проекта договора

На этом этапе менеджер – инициатор заключения контракта заполняет карточку договора (дополнительного соглашения), прикрепляет к ней файл с проектом документа и запускает процедуру согласования.

Задача СЭД – предоставить удобную эргономичную карточку с необходимым количеством полей, достаточным для определения маршрута согласования и последующего поиска документов.

Там, где возможно, поля должны выбираться из соответствующих справочников, которые могут вестись непосредственно в СЭД или загружаться из других информационных систем.

Для типовых документов система может хранить набор готовых шаблонов, настроенных таким образом, чтобы для редактирования была доступна только определенная часть документа.

В дальнейшем типовая форма поможет сэкономить на маршруте согласования, исключив из него ряд согласующих служб. В некоторых случаях карточка может быть настроена как конструктор текста договора.

Инициатор выбирает тип договора, набор нужных условий и другие необходимые параметры. После этого текст договора формируется автоматически по заложенным в СЭД правилам и шаблонам.

На данном этапе также важен функциональный справочник контрагентов компании. Поскольку СЭД часто является первой системой, в которую заносится контрагент, в ней имеет смысл вести справочник контрагентов с архивом актуальной документации, необходимой для проверки их благонадежности.

В тех случаях, когда создается дополнительное соглашение к уже существующему контракту, на СЭД можно возложить такие функции, как хранение ссылки на основной договор, нумерации дополнительных соглашений, изменение определенных параметров контракта в связи с заключением соглашения (сроки, сумма), уменьшение лимита суммы типового договора и т.д.

Согласование документа

Ключевая функция СЭД на данном этапе – автоматический расчет маршрута согласования документа. Пользователям не нужно постоянно следить за изменениями в процедуре согласования.

Система сама выберет правильный состав и последовательность согласующих служб или конкретных сотрудников в соответствии с регламентом, существующим в компании. СЭД осуществляет это с помощью настройки матрицы визирования.

Это специальный справочник, который определяет соответствие набора формальных признаков договора (тип договора, сумма, подразделение инициатора, тип контрагента) маршруту его согласования.

При согласовании бумажного документа или «ручном» согласовании по электронной почте, как правило, процедура рассмотрения договора и сбора замечаний проходит последовательно.

При таком согласовании срок рассмотрения документа равен сумме сроков рассмотрения каждым из согласующих лиц. СЭД поможет существенно сократить сроки с помощью организации параллельного или смешанного (параллельно-последовательного) согласования.

После создания договора в подразделении инициатора, документ может быть разослан согласующим службам в параллельном режиме. Зоны ответственности различных подразделений обычно не пересекаются и все участники параллельного согласования рассмотрят договор одновременно.

Таким образом, общее время сбора замечаний сократится до времени одного согласования, самого продолжительного из всех.

Кроме того, при параллельном согласовании каждый согласующий видит свою версию документа в Microsoft Word. В нее он и вносит правки, не мешая остальным участникам процесса.

После завершения параллельного согласования, если по документу были замечания, СЭД предоставляет возможность как просмотра всех версий по отдельности, так и консолидированной версии со сведением всех правок в общий документ.

При этом правки каждого согласующего будут выделены своим цветом.

Другой вариант коллективной работы над документом – предоставить возможность согласующим вносить правки в общий документ. Пользователи сразу будут видеть в договоре правки своих коллег. Однако при такой форме согласования в один и тот же момент времени вносить изменения в документ сможет только один согласующий.

Все эти варианты внесения правок допускают также возможность формирования замечаний вне документа – отдельным текстовым блоком или файлом. Причем в СЭД можно задать формат ввода замечаний, например, в привязке к пунктам договора.

Чтобы согласующий сотрудник мог убедиться, что его замечания были учтены при доработке документа, можно настроить функционал сравнения версий документа. Тогда будут видны все различия между версией, которую предложил данный сотрудник на этапе согласования, с финальной версией договора.

Отдельно стоит отметить процедуру согласования договора внутри подразделения. Можно рассмотреть три основных варианта. Первый – документ направляется координатору (начальнику отдела), который делегирует согласование наименее загруженному или наиболее компетентному в данном вопросе сотруднику отдела. Второй вариант – направление документа на согласование всем работникам службы.

Тот сотрудник, который освободится первым, возьмет документ на рассмотрение, а у остальных участников он будет удален из списка заданий. Третий вариант – СЭД, руководствуясь настроенными правилами, автоматически определяет, кому из данного отдела нужно передать документ на согласование (по принципу балансировки нагрузки, по региональному признаку или каким-либо иным правилам).

Если ранее все отправленные договоры согласовывал конкретный сотрудник, в СЭД можно предусмотреть функцию направления всех последующих аналогичных документов сразу этому сотруднику на рассмотрение. На случай отсутствия ответственного лица на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный) СЭД имеет механизм временных или постоянных заместителей.

В процессе согласования согласующим лицам могут быть предоставлены возможности задавать вопросы инициатору или другим сотрудникам, а также привлекать дополнительных работников к комментированию документа и принятию решения по его согласованию.

Если в ходе согласования возникли замечания, то он возвращается на доработку. Этим, как правило, занимается инициатор. В некоторых случаях эта функция может быть возложена на сотрудника юридической службы.

На этом этапе СЭД может помочь пользователю, предоставив лист согласования документа, в котором будут сведены замечания согласующих.

В процессе доработки документа может оказаться полезной функция запроса дополнительных комментариев непосредственно у лица, составившего замечания, минуя очередной полный цикл согласования.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Kak-SEhD-v-razy-uproshhaet-soglasovanie-dogovorov.aspx

Договорное право

Инициатор договора это

Договор является не только результатом согласования важных параметров сделки и средством укрепления отношений с контрагентом (покупателем, поставщиком), но и инструментом обеспечения защиты Ваших интересов.

Все руководители понимают значение договора как важного правового инструмента, но, к сожалению, не все уделяют достаточно внимания качеству договорной работы, содержанию и правильному процессу согласования условий договора. Многие компании много лет не меняют свой шаблон договора и не учитывают изменения  в законодательстве, судебной и налоговой практике.

Иногда сделка без договора возможна, но, когда речь идет о длительном сотрудничестве с покупателем/поставщиком, работах с подрядной организацией, сложных и дорогих проектах, договор обязателен. 

Юридическое сопровождение заключения договора

Основной договор компании и договоры по значимым проектам должны быть разработаны юристом. Юристы знают законы, актуальную судебную практику, которую необходимо применить при подготовке договора.

Юрист должен интервьюировать все заинтересованные стороны договора, грамотно прописать условия, предусмотреть возможные риски, разъяснить риск и возможность уступок, провести нужные согласования и в итоге составить такой договор, который отвечает закону, судебной практике, Вашим интересам и защищает Ваш бизнес.

Защита Вашего бизнеса должна строиться не на тотальной блокировке всех неудобных для юриста условий договора, а исходить из того, что продажа товара (услуги) приносит доход компанииСогласование правовых и экономических интересов компании – основная задача юриста.

Мы убеждены, что юрист должен участвовать в переговорах сторон при согласовании условий договора. Это позволяет наиболее эффективно донести до юриста фактические договоренности.

Юрист обратит внимание на острые моменты, которые контрагент пытается утаить. Такие моменты нужно прописать в договоре и эффективно согласовать с контрагентом.

Конфликты с покупателями и поставщиками нужно решать еще на стадии заключения договора.

Эффективность претензионной и судебной работы во многом зависит от подготовки дела к судебному спору с учетом судебной практики, опыта. Многое зависит от качества документов, составленных в процессе исполнения договора. 

Юридическое сопровождение исполнения договора

Работа юриста не должна заканчиваться только на разработке договора.

Дополнительные соглашения, которые меняют порядок исполнения договора, письма, в том числе электронные, которые содержат гарантии или дополнительные обязательства компании, претензии, сообщения о сроках, заверения об оплате, признании нарушений – все это может породить для компании новые обязательства и риски. Такие документы должны быть составлены или проходить контроль юриста.

Юридическое сопровождение исполнения договора – важная составляющая успешной работы. Особую важность это приобретает при исполнении договоров «под ключ» или длительного цикла исполнения, при поставке сложного оборудования, монтаже, строительстве. 

Договор – коллективная работа

Безусловно, составлять договор должен юрист. Только он грамотно сможет прописать все условия и предусмотреть риски, но работа юриста (юридического отдела) сводится к нулю, если условия договора не соответствуют возможностям компании, его исполнителей.

В реализации договорной работы компании должны быть задействованы все структурные подразделения, деятельность которых хоть как-то касается исполнения договора.

Разберем на примере договора поставки:

  • Коммерческий отдел: в основном, это инициатор договора, так как продажа (или покупка) – их основная работа. От них получаем основные условия для договора: что, кому продаем/покупаем, сроки, цена, порядок поставки.  От них поступает актуальная информация о проблемах, рисках, изменении условий.
  • Закупщики, склад, логисты, транспортный отдел: сроки и возможность поставки товара от поставщиков, вопросы наличия товара на складе, место и ресурсы для его размещения, наличие транспорта, реальность сроков поставки, особенности транспортировки и т.д.
  • Финансисты, бухгалтерия: они должны быть в курсе текущих финансовых вопросов компании, налоговых особенностей. Правильный учет первичных документов, отсутствие кассового разрыва, кредитование компании, снижение налогового бремени – это вопросы данных отделов. Если они не будут задействованы в договорной работе, то конфликт неизбежен. И под конфликтом тут нужно понимать не только отношения между менеджером и бухгалтером, но и проблемы с контрагентом, налоговой службой.
  • Руководитель (директор) – человек, в чьих руках ключевые знания своего бизнеса. Именно он может принять политические решения. Именно он несет субсидиарную (персональную) ответственность за работу компании.  Именно он должен принять решение о выстраивании  правильной и разумной организации договорной работы своей компании.   

Стоимость услуг

Наименование услуги Стоимость
Правовой аудит договорной работы 3 часа/18 000 руб.
Правовой анализ основного договора, оценка рисков 6 000 руб.
Разработка проекта договора с учетом Ваших интересов от 12 000 руб.
Составление протокола разногласий к договору Вашего контрагента от 4 000 руб.
Договорной комплаенс: разработка регламента для Вашего бизнеса, внедрение от 18 000 руб.
Тренинг по договорной работе для Ваших сотрудников 3 часа/18 000 руб.

Важные нюансы договора

Понятийный аппарат (предмет договора, основные понятия): все стороны должны понимать, о чем идет речь в договоре. Договор не должен допускать неоднозначного толкования понятий и условий сотрудничества. Это приводит к недопониманию и нежелательному конфликту.

Обратите внимание, что в некоторых случаях поставка по договору – это не всегда только отгрузка или передача товара, а момент передачи товара может не совпадать с переходом права собственности и риска его утраты.

Обязательства сторон: они должны быть прописаны четко, понятно и подробно. Ясность условий договора – это предсказуемость ожиданий и поведения сторон при его исполнении.

Кроме того, чем точнее прописаны обязательства сторон и порядок исполнения договора, тем понятнее структурным подразделениям внутри компании (менеджерам, логистам и т.д.), что от них требуется для реализации проекта и исполнения договора.

В договорах часто пропускаются важные моменты, например, кто выполняет такелажные работы, за чей счет проводится экспертиза. Фактический процесс согласования заказа, его изменений и прописанный в договоре почти никогда не совпадает. Это может привести к серьезным финансовым потерям, проблемам с доказательствами в суде.

Ответственность: Это защита как для Вас, так и для Вашего контрагента.

Ответственность не ограничивается пеней за просрочку, это и вопросы по качеству товара, работ, причинения вреда имуществу/человеку, налоговые риски и многое другое.

Иногда такие положения сложно согласовать, но нужно понимать риск наступления неблагоприятных последствий и их разрушительное значение для Вашего бизнеса.

Наша практика: поставщик, не оценив риски, принял в договоре условие о том, что аванс при определенных условиях становится коммерческим кредитом.

В процессе исполнения договора возникли проблемы с производителем, затем поменялось отношение покупателя к договору, в итоге в связи с просрочкой поставки на ранее полученный аванс поставщику были начислены миллионные кредитные проценты. Вопрос удалось урегулировать, но потери могли быть огромные.

Нюансы, которые позволяют работать быстро, эффективно разрешать споры. Это такие «секретные» условия договора, о которых знают опытные юристы, каждый день сталкивающиеся с множеством вопросов доверителей.

Важно, чтобы юрист знал подробно бизнес-процессы именно Вашей компании и специфику Вашей отрасли, мог предугадать острые моменты, риски и предусмотреть их в договоре.

К таким условиям, например, можно отнести условия об исключительных правах (товарный знак, авторские права), об электронной переписке и т.д.

Согласитесь, покупателю будет приятно, когда поставщик в электронном письме признает нарушение качества товара и сумму ущерба, а по договору электронная переписка имеет юридическое значение и может использоваться как доказательство в суде. И, наоборот, совсем печально, когда на таможне выясняется, что Вы или Ваш поставщик не имеет прав на импорт товара с логотипом известного бренда.

Помните! Правильный договор и переговоры, акценты и уступки, сделанные с заботой о контрагенте, повышают ваш статус в глазах контрагента, что позволяет работать долго, эффективно, дорого и требовать большего от контрагента.

ВАЖНО!Как только изменяются условия исполнения договора (срок поставки или оплаты, модификация товара и прочее), нужно заключать дополнительное соглашение. Отгрузив товар без учета меняющихся условий, можно потерять миллионы. В коммерческой деятельности дружба заканчивается тогда, когда нужно платить деньги.

Юристы КГ ЭТАЛОН готовы разработать для Вас:

  • Договор поставки, купли-продажи, возмездного оказания услуг, агентский договор
  • Договор подряда, субподряда
  • Договор аренды нежилой недвижимости
  • Договор аренды земельного участка
  • Договор лизинга
  • Внешнеэкономический контракт
  • Договор ссуды, займа, хранения, комиссии, мены, дарения
  • Договор на оказание посреднических услуг, агентский, поручения
  • Договор о совместной деятельности
  • Договор по распоряжению исключительными правами, 
  • Лицензионный договор,
  • Договор транспортной экспедиции, перевозки 
  • Договор страхования имущества
  • Трудовой договор, соглашение о конфиденциальности, коллективный договор

Кроме  того, решим задачи признания договора недействительным, расторжения и отказа от исполнения договора. Мы готовы отстаивать каждый пункт составленного нами договора в суде. 

Позвоните нам по телефону горячей линии +7 (495) 509-41-19

Заполните заявку на бесплатную юридическую консультацию на сайте (в нижней части экрана)

Напишите электронное письмо на адрес etalon@etalon-cons.ru с описанием Вашей проблемы или интересующего Вас вопроса

Юрист по договорному праву бесплатно проанализирует Вашу ситуацию и предложит решение Вашей задачи. 

Реализованные проекты

Доверитель КГ ЭТАЛОН, занимающийся интернет-рекламой и продвижением, обратился к юристам с задачей о создании комплекта документов (договоры, положения) для нового сайта и оказания новых услуг: онлайн-обучения, тренингов, вебинаров.

Юристы КГ ЭТАЛОН проанализировали вопросы, связанные с оказанием новых услуг, разработали пользовательское соглашение на сайт, договор-оферта для партнеров, размещающих обучающий материал, двусторонний …

Читать далее Доверитель КГ ЭТАЛОН– юридическое лицо обратился с поручением представить его интересы по вопросу взыскания дебиторской задолженности с контрагента, обязавшегося по договору оказать консультационные (юридические) услуги по представлению интересов Доверителя в органах Россельхознадзора РФ.

Контрагент ненадлежащим образом выполнил обязательства по аттестации завода-изготовителя мясной продукции и получению разрешительных документов на ввоз мясной … Читать далее Доверитель КГ ЭТАЛОН, официальный дистрибьютор иностранных медицинских изделий, обратился к нам со следующим вопросом.

Он получил соглашение о расторжении Контракта по соглашению сторон, в котором Заказчик требовал уплатить пеню 20 тыс. руб. и штраф в размере 708 тыс. руб. за ненадлежащее исполнение Доверителем своих обязанностей по Контракту. Доверитель согласился на … Читать далее

Все проекты

Источник: https://www.etalon-cons.ru/uslugi/sostavlenie-dogovorov/

Договорная работа: современный подход и регламентация

Инициатор договора это

1. Документы, содержащие сведения о контрагентах

1.1. Представляемые юридическим лицом – резидентом:

1) заверенные печатью организации и подписью руководителя организации копии учредительных документов в действующей редакции (со всеми изменениями и дополнениями):

  • Устава,
  • Учредительного договора (для товариществ – во всех случаях, для других юридических лиц – в случае необходимости по дополнительному запросу сотрудников юридической службы),
  • Положения об организациях данного вида (в случаях, предусмотренных законом)

либо заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица выписки из указанных учредительных документов, содержащие сведения о:

  • полном и сокращенном наименовании организации, ее местонахождении, наличии дочерних или зависимых обществ,
  • составе учредителей (участников) организации и долях их участия, уставном (складочном) капитале (фонде) – по дополнительному запросу сотрудников юридической службы,
  • органах управления организацией, включая единоличный исполнительный орган, уполномоченный на совершение сделок от имени организации, порядок его избрания, срок осуществления и пределы полномочий,
  • порядке принятия решения о совершении крупной сделки и получения согласования ее совершения, порядке совершения иных сделок, если он отличается от предусмотренного действующим законодательством РФ, а также предусматривает необходимость получения согласования уполномоченных органов юридического лица либо органов государственной власти, местного самоуправления;

2) при необходимости копия Положения об обособленном подразделении юридического лица (заверенная печатью организации и подписью руководителя организации);

3) копии документов, подтверждающих полномочия лица на совершение сделки (заверенные печатью организации и подписью руководителя организации):

  • протокола об избрании на определенный срок (при наличии),
  • приказа о назначении на должность,
  • доверенности, договора, решения собрания на совершение сделки в случае подписания договора иным кроме руководителя организации лицом,
  • заверенная копия письма-согласования, выдаваемого в случае необходимости уполномоченным органом юридического лица либо органом государственной власти, местного самоуправления (например, для государственных и муниципальных предприятий при необходимости получения согласия собственника имущества на совершение сделки) – предоставляются до подписания договора;

4) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

5) заверенные печатью организации (при наличии) и подписью руководителя организации копии:

  • свидетельства о государственной регистрации юридического лица,
  • свидетельства о постановке юридического лица на налоговый учет,
  • кодов органов государственной статистики (Информационного письма об учете в ЕГРПО),
  • паспортов руководителя и главного бухгалтера (по дополнительному запросу сотрудников службы безопасности),
  • лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

1.2. Представляемые контрагентом – физическим лицом:

1) копия паспорта;

2) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;

3) копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц – индивидуальных предпринимателей);

4) банковские реквизиты (при необходимости).

1.3. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося российским юридическим лицом:

1) доверенность на представителя (руководителя) российского юридического лица от иностранного юридического лица (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) выписка из ЕГРЮЛ на доверенную организацию не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

3) приказ о назначении руководителя юридического лица (протокол общего собрания акционеров, решение участников общества о назначении либо иной документ, подтверждающий полномочия руководителя в зависимости от организационно-правовой формы организации), заверенный печатью организации, утвердившей человека в должности руководителя.

1.4. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через свое представительство, находящееся на территории РФ:

1) доверенность на главу представительства, находящегося на территории РФ (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) свидетельство об аккредитации представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия);

3) разрешение на открытие представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия).

Примечание: организация (физическое лицо), действующая (ее) от имени представительства иностранного юридического лица, аккредитованного на территории РФ, помимо документов, указанных в пунктах 1 и 2, при себе должна (но) иметь доверенность на представление интересов от представительства, составленную на бланке и заверенную печатью представительства.

1.5. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося физическим лицом:

1) доверенность, выданная на физическое лицо, в содержании которой в обязательном порядке указывается Ф.И.О., паспортные данные доверенного лица, полномочия (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) паспорт доверенного физического лица либо нотариально заверенная копия страниц паспорта, на которых указаны основные данные лица, удостоверяющие личность (Ф.И.О., номер, серия, дата и орган, выдавший паспорт).

1.6. Для иностранных юридических лиц, действующих самостоятельно:1) полная выписка из торгового (коммерческого) реестра (иной аналогичный документ) на компанию с указанием организационно-правовой формы, названия, места нахождения, личности руководителя и т.п.;

2) учредительные документы на компанию, сертификат инкорпорации, протокол (внутренний корпоративный документ) о назначении первого лица – руководителя;

3) доверенность на лицо, уполномоченное подписывать документы, от иностранного юридического лица.

2. Требования к оформлению официальных документов,
предъявляемые к иностранным юридическим лицам

2.1. Официальные документы, предоставляемые зарубежными организациями для проверки, должны быть надлежащим образом оформлены, а именно:

Источник: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/45563-dogovornaya-rabota-sovremennyy-podkhod-i-reglamentatsiya/

Роль ЕСМ-систем в управлении договорами

Инициатор договора это

Алексей Микрюков | 20.08.2013

Особенности договорной работы

Договорная работа — это один из тех процессов, который есть на любом предприятии, независимо от его статуса: мелком, среднем или крупном; коммерческом или государственном; производственном или обслуживающем.

Собственно, бизнес, да и вообще любая хозяйственная деятельность состоит из заключения и исполнения договоров. В связи с этим, повышая эффективность управления договорами, за счет оптимизации и автоматизации работы с ними организации стремятся повысить свою эффективность, конкурентоспособность и защитить свои интересы (в том числе коммерческие).

Но, несмотря на всю свою значимость и внешнюю простоту, построение эффективной системы управления договорами — не простая задача. Это связано с тем, что задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений и разных автоматизированных систем.

В работе с договорами обычно задействовано много специалистов из различных подразделений организации: инициаторов договоров, как правило, специалистов отдела закупок или отдела продаж, сотрудников юридических служб, экономистов, логистиков, работников службы безопасности, бухгалтерии и т. д. (зависит от структуры и особенностей организации). При этом у каждого специалиста свои интересы и соответственно он предъявляет свои требования к системе, которая должна максимально соответствовать этим требованиям, но в то же время и обеспечивать “сквозной” бизнес-процесс.

Договорная работа включает в себя не только манипуляции с документами, но и всю систему отношений между исполнителем и заказчиком. При этом требования к системе управления договорами у исполнителя/продавца и у заказчика/покупателя могут различаться.

Для продавца важно выстроить процесс на этапе, предшествующем непосредственной продаже, соответственно его система должна обладать кроме всего прочего функциями CRM-системы.

Покупатель уделяет большее значение функциям учета и контроля (например, контроля бюджетов), поэтому для него важно, чтобы в системе управления договорами присутствовали функции систем бюджетирования и ERP-систем. В связи с этим возникает необходимость работать как с неструктурированной (тексты договоров, приложений, писем и т. д.

), так и со структурированной информацией (справочники для контроля по статьям бюджетам, проверка текущей задолженности и т. д.) Как следствие необходимо задействовать в системах управления договорами функционала систем различных классов (CRM, ECM, ERP и т. д.).

Как уже отмечалось ранее, договорная работа это, по сути, основа деятельности практически любой организации. Соответственно от того, насколько эффективно будет выстроена система управления договорами в организации во многом зависит и эффективность ее работы в целом. И здесь также есть противоречия, которые необходимо учитывать.

С одной стороны, важно как можно быстрее принимать решения и реагировать на изменения, иначе можно просто потерять партнера.

С другой — не менее важно ответственно подходить к каждому этапу договорной работы, взвешивать все риски, документировать все договоренности, защищать собственные интересы, соблюдать требования и регламенты договорной работы, иначе возможна не только потеря денег, но более серьезные последствия.

Исходя из вышесказанного, попробуем сформулировать требования к системе управления договорами. Система должна:

  • поддерживать все этапы договорной работы (от переговоров до закрытия);
  • соответствовать требованиям регламентов работы с договорами, установленными в организации;
  • обеспечивать потребности сотрудников различных подразделений организации, предоставлять необходимую информацию, помогать в принятии решений;
  • обеспечивать сохранность и защиту информации;
  • обладать достаточной гибкостью для организации работы со всем многообразием типов договоров.

Существует три принципиальных подхода к реализации системы управления договорами.

  1. Разработка системы непосредственно под требования конкретной организации. Этот подход достаточно дорог и подходит далеко не любой компании.
  2. За основу берется и дорабатывается система какого-либо класса (например, ECM или ERP). При этом в системе реализуются функции систем других классов. Этот подход выглядит, на первый взгляд, менее затратным, но поскольку специфичны требования к системам различных классов, специфичны и требования к архитектуре этих систем. Соответственно итоговое решение очень сильно может ограничиваться архитектурой той системы, на базе которой оно было построено.
  3. Несколько систем различных классов тесно интегрируются между собой . Это наиболее часто реализуемый подход, позволяющий, с одной стороны, использовать специфический функционал каждой из систем, а с другой — организовать единое информационное пространство внутри организации. Наиболее часто используемая комбинация — это взаимодействие ECM– и ERP-систем.

В любом случае при разработке систем управления договорами важно понимать, функции каких классов систем наиболее полно удовлетворяют требованиям организации и где проходят границы между функционалом этих систем.

При этом важно отметить: чтобы построить эффективную систему работы вовсе не обязательно внедрять в организации сразу несколько систем.

Большинство современных систем вне зависимости от того, к какому классу они относятся, умеют выполнять и смежные функции.

Жизненный цикл договора

Для того чтобы правильно распределить функции между системами и определить их роли нужно проанализировать жизненный цикл договора (см. рис. 1).

1. Переговоры. Данный этап предшествует непосредственному заключению договора, он связан с проведением встреч, переговоров согласованием предварительных условий и формированием предварительных договоренностей. Соответственно на первый план здесь выходят функции управления взаимодействием с клиентами (управление контактами, планирование встреч и т. д.).

Все эти функции имеют непосредственное отношение к CRM-системам. Но при этом также важно учесть, что на этом этапе может появляться большое количество разнообразной неструктурированной информации (протоколы переговоров, письма, предложения, тендерная документация и т. д.), которой нужно уметь управлять, которую надо хранить, согласовывать и т. д.

А это уже функционал ЕСМ-систем (Enterprise Content Management).

2.Подготовка проекта договора. Договоры можно разделить на три группы:

  • неизменные — договоры (публичные оферты), которые содержат ограниченный и заранее предопределенный набор условий (параметров договора), которые, как правило, не подлежат корректировки. Таких договоров в организации может быть достаточно много, но они не требуют больших затрат времени на составление согласование;
  • типовые — договоры, составленные на основе шаблонов. Для подготовки таких договоров часто используется механизм автоматического или полуавтоматического создания, когда текст документа формируется за счет подстановки в шаблон определенных инициатором условий;
  • произвольной формы — договоры, для которых нет разработанных шаблонов в силу их уникальности или редкости.

Для автоматизации подготовки и предварительного согласования договорных документов можно использовать функционал ECM-систем, но при этом, как правило, на данном этапе также возникают дополнительные задачи:

  • необходимость контроля сделки по статьям бюджета;
  • проверка контрагента службой безопасности и т. д.

Для автоматизации этих задач используется функционал специализированных систем (бюджетирования, ERP, и т. д.).

3. Согласование и подписание. Как правило, для согласования договорных документов в организации разрабатываются специальные регламенты, в которых маршрут согласования определяется в зависимости от условий договора (вид сделки, сумма, контрагент и т. д.). На этих этапах кроме непосредственно движения документов важно обеспечить:

  • возможность работы с версиями документов (их может появляться очень много, особенно по документам произвольной формы);
  • доступ к документам всем специалистам, участвующим в согласовании (при этом сохранить требуемый уровень конфиденциальности);
  • возможность отправки и получения документов контрагентам.

Все эти требования в полной мере охватываются функционалом ECM-систем.

4. Исполнение. Данный этап, как правило, самый протяженный по времени. Здесь важно контролировать сроки и движение денежных средств и других ресурсов, но не только это. На этом этапе формируется сопроводительная (заявки на отгрузку, накладные и т. д.

) и бухгалтерская документация (акты, счета), кроме того не редки случаи оформления дополнительных соглашений и приложений к ранее согласованным договорам. В связи с этим на данном этапе, пожалуй, как ни на каком другом важно выстроить качественную взаимосвязь между системами (если управление договорами реализуется посредством нескольких систем).

Для того чтобы изменения, вносимые в одну систему, могли оперативно отображаться в других системах.

5. Закрытие и хранение. Часто этим этапам не уделяют должного внимания. В результате могут возникать ситуации, когда, например, услуги оказываются после истечения сроков договора и т. п. После выполнения обязательств или после истечения сроков договора необходимо отразить эти факты в используемых системах:

  • оповестить исполнителей;
  • выполнить предусмотренные регламентом мероприятия;
  • передать договорные документы для архивного хранения.

6.  Пролонгация. Если договор содержит опцию пролонгации, то при достижении сроков продления договора важно уведомить всех заинтересованных лиц. Это позволит снизить риск потерь, связанных с изменением условий договора и изменением ситуации на рынке (возможно на данный момент появились более выгодные предложения).

Пример автоматизации бизнес-процесса

Как уже отмечалось ранее, наиболее часто, для автоматизации процесса управления договорами используется связка ECM-систем или системы электронного документооборота (СЭД) с ERP-системами. Это позволяет организовать сквозной процесс работы с договором (см. рис. 2).

Для большинства организаций с учетом того, что в ECM-системе или в СЭД может быть реализован модуль, поддерживающий взаимодействие с клиентами, такая комбинация позволяет эффективно покрыть требования к системе управления договорами и удовлетворить всех заинтересованных лиц.

Автор статьи — консультант отдела внедрения DIRECTUM.

СПЕЦПРОЕКТ КОМПАНИИ DIRECTUM

Источник: https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=153610

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть