Инициатор договора

Содержание

Автоматизация работы с договорами в электронном виде

Инициатор договора

Данная статья содержит наиболее подробное описание автоматизированного процесса работы с договорами.

Система электронного документооборота ESCOM.BPM содержит процесс для комплексной автоматизации работы с договорами, их учёта и исполнения. В данной статье будет подробно рассмотрена логика работы процесса и даны инструкции по работе с ним.

По этой ссылке Вы можете узнать стоимость лицензий программы для работы с договорами

Основные функции процесса работы с договором:

Здесь можно скачать презентацию решения электронного согласования договоров.

Общие сведения об автоматизированном процессе работы с договором

Работа с электронным договором в системе ESCOM.BPM регламентирована. Автоматизированный процесс работы с договором состоит из следующих этапов:

  • Старт. Создание карточки нового договора. К карточке договора прикрепляется согласуемая версия файла договора. Заполняются поля карточки и договор отправляется на проверку юристу
  • Проверка юристом. Юрист проверяет полученный договор, формирует схему согласования и отправляет договор на согласование по маршруту
  • Согласование внутреннее. Согласующие лица, согласно заданной схемы согласования получают договор для согласования. В результате согласования формируется лист согласования договора.
  • Согласование договора с контрагентом. Фиксируется факт отправки договора контрагенту для контроля возврата документа.
  • Подписание внутреннее. Согласованный договор передаётся руководителю для подписания. 
  • Подписание договора контрагентом. Фиксируется факт отправки договора контрагенту для подписания. Осуществляется контроль возврата договора.
  • Регистрация и оформление договора. Формируется регистрационный номер и дата договора, договор сшивается, ставиться печать. Если договор подписан обеими сторонами, то договор сканируется и скан прикрепляется к карточке.
  • Исполнение договора. Договор получает статус “Действующий”. Ведётся контроль сроков договора. К договору можно создавать приложения, доп. соглашения, акты, накладные, счета-фактуры и другие документы. Формируются цепочки связанных документов.
  • Архивное хранение договора. Исполненные договора помещаются в архив. Им присваивается статус “Завершён в архиве”. Карточка договора блокируется.
  • Если договор расторгается, то ему присваивается статус “Расторгнут”.

В зависимости от ситуации порядок следования этапов может быть изменён: “Согласование внутреннее”, “Согласование с контрагентом”, “Регистрация и оформление”, “Подписание внутреннее”, “Подписание контрагентом”.

Для каждого этапа имеется свой журнал, который отображает договоры в определённом статусе.

Ведение базы данных контрагентов

В программе предусмотрено ведение базы данных контрагентов. Карточки контрагентов можно загружать из системы “1С:Предприятие 8.хх” (при наличии шлюза для интеграции с 1С) или создавать карточки вручную. В карточке контрагента отображаются его реквизиты, контакты и т.д. и все связанные с ним документы:

Для работы с базой данных контрагентов предусмотрена специальная форма “Обозреватель контрагентов”

РОЛИ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ПРОЦЕССА

Для работы с процессом предусмотрены следующие роли:

  • Инициатор – или менеджер договора. Сотрудник, инициирующий заключение договора. Создаёт в системе документооборота карточку нового договора. После присвоения договору статуса “Действующий” может прикреплять к договору связанные документы (приложения, доп. соглашения, акты и т.д.) 
  • Юрист – сотрудник юридической службы, выполняет проверку договора, может изменить поля в карточке, может написать замечания и вернуть договор Инициатору, может внести правки в текст договора, создать новую версию договора. Он формирует схему согласования и отправляет договор на согласование.
  • Согласующие – участники процесса согласования. Лица, которых укажет юрист при составлении схемы согласования. В схему согласования Юрист может включить самого себя или другого юриста, если такое обусловлено необходимостью.
  • Регистратор –  сотрудник выполняющий сканирование договора, так же может внести в карточку договора номер и дату. Регистратор сканирует подписанный договор и прикрепляет его к карточке 
  • Руководитель юр. службы – видит все договора в системе. Может изменить указанного в карточке Юриста
  • Подписант – сотрудник, который подписывает договор с нашей стороны.
  • Читатели –  сотрудники, которым карточка процесса доступна для просмотра

ВИДИМОСТЬ ДОГОВОРА В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Для работы пользователей с электронным договором предусмотрена специальная карточка процесса. Карточку процесса “Договор” создаёт Инициатор. В карточке процесса содержится вся информация относительно договора и самого процесса.

Доступ к просмотру карточки договора имеют только сотрудники, являющиеся ролями процесса. Всем остальным карточка договора не видна. Чтобы дать доступ сотруднику, не являющемуся Ролью, нужно его добавить в раздел “Читатели” в карточке договора на странице “Служебная”.

Доступ к изменению атрибутов карточки договора настроен индивидуально для каждой роли автоматизированного процесса с учётом этапов.

Настройки прав доступа каждой роли Администратор системы может изменить в конструкторе маршрута и конструкторе формы карточки в Бизнес-Студии. 

ВОЗМОЖНОСТИ УЧЁТА ДОГОВОРОВ

Карточки договоров сохраняются в базе данных системы электронного документооборота. Открыть ранее сохранённую карточку можно из журналов договоров или из формы поиска. Наличие в карточке электронного договора набора различных атрибутов позволяет вести учёт договоров по всем ниже перечисленным признакам:

  • Учёт по видам договоров (услуги, аренда, продажа, лицензии и т.д.). Классификатор видов можно наполнять по ходу работы с программой.
  • Учёт по статусам договора (на согласовании, действующие, на подписании, отправлены контрагенту и т.д.
  • Учёт по контрагентам. 
  • Учёт по нашим юр. лицам.
  • Учёт по Инициаторам
  • Учёт по подразделениям и/или ЦФУ
  • Учёт по статьям БДДС (доходные и расходные статьи бюджета)
  • Учёт рамочных договоров
  • Учёт по Юристам
  • Учёт по Подписантам

Учёт договоров можно вести за любой период. Для этого при отборе договоров нужно задать период отбора. В карточке договора указываются следующие атрибуты дат:

  • Дата регистрации договора
  • Дата начала срока действия договора
  • Дата окончания срока действия договора

В журналах и форме поиска автоматически ведётся подсчёт количества договоров и суммы по каждому признаку.

НАПОМИНАНИЕ О СРОКЕ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

Если в карточке заполнено поле “Напоминание за N дней до даты завершения договора” и указана дата окончания договора, то система автоматически отправит уведомление Инициатору и Юристу о приближении срока завершения договора.

График работ договора

В карточке договора можно не только указать даты договора, но и заполнить график работ. По каждому из этапов можно задать сроки и напоминания, а так же указать ответственного исполнителя по каждому этапу.

Напоминания будут приходить менеджеру договора и исполнителю по этапу.

РУЧНАЯ и АВТОМАТИЧЕСКАЯ НУМЕРАЦИЯ ДОГОВОРОВ

В программе для учёта номеров договоров предусмотрено два поля:

  • Регистрационный номер договора
  • Номер, присвоенный контрагентом

Значение для поля “Регистрационный номер” можно ввести с клавиатуры или сформировать автоматически, по шаблону с присвоением следующего порядкового номера.

Шаблоны формирования номеров настраивает Администратор системы.

Для того чтобы сформировать номер по шаблону нужно нажать на кнопку с тремя точками в поле и выбрать из выпадающего списка пункт “АВТО…”. Заголовок пункта может отличаться, в зависимости от того, какой шаблон используется.

В поле “Номер, присвоенный контрагентом” значение вводиться с клавиатуры. Если это поле  не нужно, то его можно удалить с карточки в визуальном конструкторе формы (из Бизнес -студии). 

ПУБЛИКАЦИЯ ДОГОВОРА В ПАПКИ

Карточки договоров автоматически сохраняются в базе данных на сервере системы документооборота. При необходимости в программе можно создать произвольную структуру папок, в которые будут помещаться ссылки на договор. Это позволит обращаться к карточкам договоров из папок. Поместить договор в папку может Инициатор, Юрист и Регистратор.

Структура папок создаётся в специальной форме системы документооборота “Библиотека документов”.  Договор можно опубликовать сразу в несколько папок. Удаление договора из папки не приводит к удалению самого договора. Даже если удалить договор из всех папок, то он всё равно будет доступен из журналов и из поиска.

ЭТАП “СТАРТ”. СОЗДАНИЕ КАРТОЧКИ НОВОГО ДОГОВОРА

Создаёт карточку нового договора Инициатор. Это может быть сотрудник любого подразделения. Разрешение на создание карточек договоров настраивает Администратор системы документооборота. Для создания новой карточки нужно нажать на кнопку “Создать” в интерфейсе рабочего места.

В карточке договора автоматически прописывается её автор (поле “Инициатор”) и дата создания. В последствии Администратор или Юрист могут изменить значение поля “Инициатор”, например, в случае увольнения Инициатора.

В административном интерфейсе предусмотрена процедура массовой замены одного сотрудника на другого в карточках документов. Информация о том, кто был изначально автором карточки останется в журнале истории работы с документам (см.

вкладка “Служебная”).

После создания новой карточки необходимо на странице “Договор” заполнить обязательные поля:

Поля заполняются из соответствующих классификаторов. По умолчанию поле “Наше юр.лицо” автоматически заполнено значением организации, в которой числится Инициатор договора.

Если в классификаторе нет нужного элемента, например, нет контрагента, то нужно создать карточку нового контрагента. Сделать это нужно в форме классификатора (справочник “Контрагенты”). Права на создание новых карточек контрагентов и изменение карточек настраивает Администратор программы.

Так же можно заполнить следующие поля карточки договора:

  • Номер и дата договора
  • Номер, присвоенный контрагентом
  • Сумма и валюта договора
  • Вид договора
  • Признак “Рамочный”
  • Пояснительная записка
  • Параметр “Продление”
  • Флаг “Завершать автоматически”

Перечисленные поля так же может заполнять Юрист на этапе “Проверка юристом”.

СОХРАНЕНИЕ КАРТОЧКИ ДОГОВОРА

Для сохранения изменённой карточки договора нужно нажать на кнопку с изображением дискеты на панели инструментов карточки. Если изображение дискеты серое, то это означает, что карточка сохранена и не изменялась с момента последнего сохранения.

Карточка так же сохраняется автоматически при нажатии на кнопку действия “Отправить на проверку в юридическую службу.

ПРИКРЕПЛЕНИЕ ФАЙЛОВ ДОГОВОРА

К карточке договора можно прикрепить файлы в любом формате.  Обычно для согласования используется договор в формате ms word. Но Вы так же можете прикрепить файлы в других форматах.

Для прикрепления файла перетащите его мышью из окна windows в область “Файлы вложений” карточки. Другим способом прикрепления файлов является нажатие правой кнопки мыши в области “Файлы вложений”.

Появиться контекстное меню, в котором нужно выбрать пункт “Добавить”. Затем выбрать нужный файл в диалоговом окне выбора файлов MS Windows и нажать кнопку ОК.

Прикреплённые файлы будут отображаться в области вложений.

До тех пор, пока карточка не сохранена файлы не передаются на сервер документооборота. При сохранении карточки происходит передача файлов с вашего компьютера на сервер документооборота. При удалении карточки вместе с ней удаляются и файлы, сохранённые на сервере системы.

К карточке договора можно прикрепить скан подписанного с обеих сторон договора.

ПРИВЯЗКА ДОГОВОРА К СТАТЬЯМ БЮДЖЕТА

Имеется возможность в карточке договора указать статью бюджета движения денежных средств (БДДС).

Для этого нужно открыть в карточке на странице “Договор” закладку “Статьи БДДC и объекты привязки договора” и указать вид статьи: доходная или расходная, а затем выбрать нужную статью из классификатора статей БДДС.

Если нужной статьи нет, то её нужно создать в классификаторе “Статьи БДДС”. Права доступа на изменение справочника настраивает Администратор системы.

ПРИВЯЗКА ДОГОВОРА К ОБЪЕКТАМ УЧЁТА

В системе предусмотрена возможность отнесения договора к одному или нескольким объектам учёта.  В программе имеется иерархический классификатор объектов учёта. Он называется “Центры фин. управления”. Однако его можно переименовать в Бизнес-студии и использовать по своему усмотрению. Классификатор позволяет создавать группы объектов и в каждой группе можно указать несколько объектов.

Для отнесения договора к объекту учёта нужно открыть в карточке на странице “Договор” закладку “Статьи БДДС и объекты привязки договора”, нажать правую кнопку мыши в области списка, выбрать из контекстного меню пункт “Добавить” (то же самое, если нажать кнопку “+” в панели навигации списка). Будет открыт классификатор объектов учёта “ЦФУ”, в котором нужно выбрать нужный объект учёта и нажать кнопку Ок, для занесения его в карточку договора.

ПРИВЯЗКА ДОГОВОРА К ПРОЕКТАМ ОРГАНИЗАЦИИ

В программе имеется возможность вести учёт договоров по проектам организации. Ведётся база данных проектов. В карточке договора указывается ссылка на проект. После этого такой договор будет отображаться в журнале проектов.

Источник: http://www.escom-bpm.com/services/123.html

Оферент – это инициатор заключения сделки

Инициатор договора

Оферент – это лицо, которые инициирует процедуру заключения сделки. В качестве оферента может выступать физическое или юридическое лицо. К примеру, на уровне гражданских отношений оферентом может выступать продавец или сантехник, который предлагает свои услуги по ремонту.

Цели и общие понятия

Основная цель оферента – это не только инициировать заключение, а именно заключить сделку.

Акцептантом называют лицо, принявшее предложение о заключении договора и все его условия.

Оферта, как правило, имеет письменную форму и содержит основные условия предстоящей сделки. Яркий пример – обычный счет на оплату, который содержит:

  • товар, который планируется приобрести акцептантом;
  • количество товара;
  • цена;
  • срок проведения оплаты.

В счете может даже содержаться информация о таре или упаковке, условия проведения платежа, к примеру, 50 % предоплаты.

Историческая справка

Оферта, или offero, в переводе с латинского – предложение. Само предложение должно содержать условия, которые позволят заключить сделку. Соответственно, значение слова “оферент” – лицо, выдвигающее предложение.

Отличительные черты оферты и ее понятие

Термины “оферент” и “оферта” неразрывно связаны. Оферта должна быть конкретной и полностью отражать желание оферента о том, что он готов на заключение сделки на определенных условиях, а также:

  • если оферта отозвана в момент ее подачи, то она считается непринятой;
  • до момента акцепта в оговоренный срок оферту невозможно отозвать, если сам документ не содержит других условий;
  • акцепт на других условиях, чем предусмотрено офертой, считается отказом и принятием другой оферты.

Сроки

В оферте обычно должен присутствовать срок, к примеру, до какой даты действует предложение или в какой срок необходимо оплатить, чтобы акцептовать сделку. Если никаких нарушений сроков нет, которые оговорил оферент (значение слова мы рассмотрели), то договор заключен, а оферта считается принятой.

В случаях когда срок не оговорен, то все зависит от формы оферты. Если оферта устная, то акцептант должен высказать свое согласие или несогласие в тот же момент.

Если оферта письменная, но не содержит в себе сроков для ее акцепта, то следует учитывать общепринятый срок для пересылки и возврата, время обдумывания предложения. Если в этот срок оферент решит отозвать свое предложение, то акцептант, приняв его, но не оповестил первого об этом, вправе требовать компенсации за нанесенные убытки.

Ответ на оферту может прийти с опозданием, и если в этот момент оферент передумал или пересмотрел условия предложения, то он вправе сообщить акцептанту о том, что срок предложения истек и на прежних условиях договор не может быть заключен. Если акцептант никак не отреагирует, то это рассматривается как отказ.

Виды оферты

Выделяют следующие виды оферты:

  • Публичная оферта.
  • Твердая, то есть передаваемая конкретному партнеру, обязующемуся акцептовать ее в определенный момент времени, после чего сделка будет считаться заключенной.
  • Свободная, предлагает выдвижение предложения о заключении договора сразу нескольким партнерам. Такой документ не предполагает обязательного акцепта и не требует от акцептанта какого-либо ответа. По сути, такой документ является лишь приглашением к переговорам.
  • Безотзывная. В этом случае оферент означает лицо, которое не имеет права на отзыв своего предложения. Как правило, этот вид оферты используется в банковской сфере.

Допускается, что сделка может заключаться путем обмена документами. К примеру, оферент – это лицо, передавшее коммерческое предложение акцептанту. В предложении оговорены все условия, от стоимости и количества до условий поставки.

В этом случае необязательно подписание договора, возможно, что будет дополнительно выставлен счет. Такая форма отношений чаще всего встречается в интернет-магазинах. К примеру, покупатель самостоятельно на сайте продавца оформляет заказ, оплачивает его и получает товар.

Это и есть публичная оферта, то есть предложение через средства массовой информации.

Банковская гарантия

Оферент – это лицо, которое желает заключить сделку, но в некоторых случаях от него требуется банковская гарантия. В этом случае гарантией оферты будет банковская гарантия, которая призвана подтвердить незыблемость намерений оферента. Гарантия подается вместе с офертой для того, чтобы:

  • гарантировать, что оферта до ее окончания не будет отозвана;
  • заказ на поставку или работы был однозначно принят, после этого оферта акцептована.

Банковская гарантия по обыкновению требуется при проведении тендеров, а срок ее действия ограничивается моментом заключения договора.

Пример написания оферты

Бланк предприятия

Оферта о поставке товаров

Адресат, его должность и реквизиты юридического лица

Исх. №, дата

О поставке продукции

Благодарим Вас, что обратились с запросом, и сообщаем, что мы можем предложить … товар…:

– количество;

– стоимость;

– условия поставки;

– сроки.

Наше предложение действительно до … (дата).

С уважением,

Директор АО «Оферент» подпись ФИО с расшифровкой.

Источник: https://FB.ru/article/337399/oferent---eto-initsiator-zaklyucheniya-sdelki

Процессы против документов

Инициатор договора

Сергей Бушмелев | 20.09.2010

Тема документооборота и управления взаимодействием — сегодня одна из самых обсуждаемых в ИТ. И если ранее авторы публикаций в основном говорили о корпоративном документообороте, то относительно новым трендом в “документооборотной” публицистике стала тема межведомственного документооборота и взаимодействия.

Параллельно используются два термина — межведомственный и межкорпоративный документооборот. Часть экспертов* придерживается такой точки зрения: межведомственный документооборот может существовать только между государственными органами (G2G), а если документами обмениваются коммерческие организации (B2B), — такой документооборот называется межкорпоративным.

Сразу возникает вопрос, каким термином обозначить документооборот между государственными органами и коммерческими организациями. С другой стороны, даже между государственными органами отношения возникают не только при осуществлении государственных функций, но и в рамках повседневной хозяйственной деятельности.

Поэтому в контексте данной статьи документооборот между самостоятельными организациями, будь то государственные органы или коммерческие структуры, будет именоваться “межорганизационным”.

Сейчас большинство инициатив под межорганизационным электронным документооборотом и взаимодействием прежде всего подразумевают обмен электронными документами.

То есть “все то же самое”, только вместо бумажного документа — электронный, вместо собственноручной подписи — ЭЦП, вместо традиционной почты — e-mail.

Например, такую модель межорганизационного (в данном контексте — межведомственного) электронного документооборота (МЭДО) в федеральных органах власти содержит Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 г. № 754 “Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота”**.

Архитектура системы МЭДО представляет собой классическую “звезду”: есть головной узел, есть узлы участников межорганизационного электронного документооборота. Головной узел и узлы участников соединяют защищенные каналы связи.

Несмотря на то что это называется “взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота”, по сути такая схема — классическая реализация защищенной электронной почты. И пусть в качестве адресата и адресанта электронных сообщений в документе называются “информационные системы электронного документооборота”, в этой схеме они выступают в роли обычных почтовых ящиков.

Такая “документоцентрированная” схема вполне работоспособна для периодического взаимодействия слабо связанных субъектов. Но на самом деле взаимодействие в государственных и бизнес-средах имеет более сложный характер. На языке процессного подхода мы имеем дело со сквозными бизнес-процессами.

Процесс может быть инициирован в одной организации, иметь исполнителей в других, а контролеров — в третьей. Формально взаимодействие осуществляется в виде обмена документами. Но это не должно вводить в заблуждение: обмен документами производится в рамках сквозного бизнес-процесса.

Документы в этом случае содержат не все знания о процессе, значительная часть информации (подписи, даты и пр.) содержится в метаданных документов и самого бизнес-процесса.

Для государственных органов примером такого сложного взаимодействия, автоматизация которого выиграла бы от применения процессного подхода, является взаимодействие в ходе оказания электронных госуслуг.

Однако подойти к процессу автоматизации своего взаимодействия системно госструктурам мешает их ведомственная разобщенность и зачастую отсутствие методологического центра, который смог бы оценить ситуацию в целом, там, где это нужно, оптимально перестроить бизнес-процессы и автоматизировать их, а не просто организовать пересылку документов из ведомства “А” в ведомство “Б”. В этом государственным органам стоит поучиться у представителей холдинговых структур, которые, без преувеличения, являются пионерами в области организации межорганизационного взаимодействия, в том числе и электронного.

В случае электронного межорганизационного взаимодействия выделяют два уровня: методический и технический. На первом из них решаются вопросы организации правового пространства, определяются процедуры взаимодействия. На техническом уровне организуется взаимодействие ECM-систем участников. Остановимся на этом аспекте более подробно.

Идея объединить корпоративные системы в единый механизм не нова. Последней реинкарнацией этой идеи является сервисно-ориентированная архитектура (Service Oriented Architecture, или SOA). Центральная часть SOA представляет собой корпоративную сервисную шину (Enterprise Service Bus), которая объединяет отдельные информационные системы.

На рынке нет недостатка в решениях. Можно вспомнить Microsoft BizTalk, IBM WebSphere, Bea WebLogic — мощные масштабируемые промышленные системы, способные организовать обмен данными между несколькими информационными системами.

Оборотная сторона медали — серьезная стоимость ESB-решений, а также необходимость содержания квалифицированных специалистов для сопровождения и развития системы взаимодействия.

С этой точки зрения более интересна идея создания специализированного решения, способного объединить ECM-системы участников и организовать сквозные бизнес-процессы, при разумной стоимости. Примером такого решения являются сервисы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services, или DICS).

DICS предназначены для организации обмена информацией между системами, изначально никак не связанными между собой. Это могут быть системы DIRECTUM, установленные в разных организациях, имеющие разные версии, разную разработку и разную настройку.

При этом обеспечивается соблюдение регламентов движения документов, поддерживается обмен документами с ЭЦП.

Основу DICS составляют следующие элементы:

  • контроллеры DICS — маршрутизирующие узлы, обеспечивающие передачу данных из одной системы в другую. Помимо этого контроллер накапливает у себя часть передаваемой информации для быстрого подключения к нему новых систем;
  • агенты систем DIRECTUM — программы-представители DICS на стороне конечной системы. Основные задачи агента — накопление пакетов, отправка их контроллеру по расписанию, прием и накопление входящих пакетов и отправка их по расписанию в локальную систему;
  • правила экспорта и импорта пакетов — автоматические правила, определяющие порядок формирования пакетов и состав информации, включаемой в пакеты. Правила экспорта и импорта настраиваются в каждой системе, в справочнике “Правила преобразования объектов в структурированный формат”.

Сервисы, в соответствии с внутренними правилами, осуществляют передачу задач, документов и записей справочников из одной системы DIRECTUM в другую, используя возможности службы workflow, а также возможности специальных агентов и контроллеров. При этом взаимодействующие системы DIRECTUM предприятий холдинга технически полностью независимы.

На базе DICS уже реализовано несколько успешно функционирующих решений. Одно из таких решений — организация сквозных бизнес-процессов в группе компаний УРАЛХИМ. Внедрение DICS позволило автоматизировать следующие бизнес-процессы.

  • Согласование приказов и распоряжений по основной деятельности, ознакомление с ними и контроль их исполнения. Приказ может быть выпущен в головной или дочерней компании и отправлен на согласование в соответствии с установленным списком рецензентов.
  • Работа со служебными записками. Автор служебной записки может быть сотрудником как головной, так и дочерней компании. После согласования в установленном порядке записка доставляется адресату, который может назначить исполнителей и контролера по данной записке.
  • Согласование договорных документов. Инициатором договора создается документ, который отправляется на согласование. Согласующие документ сотрудники также могут находиться как в головной, так и в дочерних компаниях.
  • Централизованная работа с доверенностями. Инициатор из дочерней компании готовит комплект документов. Пакет проходит предварительное согласование, после чего согласованный вариант распечатывается и подписывается генеральным директором управляющей компании.

При помощи DICS удалось сделать сквозные бизнес-процессы прозрачными для пользователей. Не остались “в накладе” и администраторы системы. Решение получилось простым в администрировании. Кроме того, архитектура DICS позволяет без существенных затрат добавлять в контур управления новые организации и новые СЭД.

По словам Дилары Киселевой, руководителя проекта от группы УРАЛХИМ, внедренное решение на базе DICS позволило реализовать принципиально иной подход к автоматизации бизнес-процессов в компании со сложной структурой: “Внедрение DICS дало возможность поддержки нескольких гибких режимов обмена данными между подразделениями, а также учета различных вариантов бизнес-процессов в зависимости от локальных регламентов. Важно, что при создании проектных решений в первую очередь были приняты во внимание все особенности взаимодействия между организациями холдинга, с учетом их иерархии и различных условий для тех или иных маршрутов. В результате полученная разработка была полностью ориентирована на потребности нашей компании. Плюс ко всему это позволило пересмотреть необходимость некоторых операций в ходе совместной работы с учетом новой, процессно-ориентированной модели”.

Руководитель проекта от компании DIRECTUM Павел Кривицкий добавляет к этому, что главным эффектом, которого удалось добиться от внедрения DICS, стало повышение удобства работы для сотрудников группы компаний: “В первую очередь заказчик ставил перед нами задачу ориентации на конечного пользователя.

Поэтому предложенное решение не было направлено на перестройку существующих бизнес-процессов, а наоборот, призвано сделать более наглядным и интуитивно понятным уже налаженный механизм взаимодействия сотрудников.

Как итог, во-первых, было создано единое информационное поле внутри группы компаний за счет объединения справочной информации из разрозненных источников.

Во-вторых, благодаря тому, что проектное решение предусматривало максимум вариантов взаимодействия, конечному пользователю оставалось лишь выбрать нужный вариант типового маршрута или документа, что значительно упростило и ускорило автоматизируемые процессы”.

Вместо эпилога можно сказать следующее. Межорганизационный электронный документооборот — это реальность сегодняшнего дня, развитие существующего взаимодействия как в государственных органах, так и в бизнес-среде.

Для того чтобы сделать МЭДО эффективным, зачастую недостаточно бывает заменить обмен бумажными документами электронным документооборотом — бóльшую эффективность дает процессный подход. Эту возможность предоставляют современные ECM-системы, по умолчанию включающие workflow-возможности.

А средства организации взаимодействия ECM-систем, такие как DICS, позволяют автоматизировать сквозные бизнес-процессы, объединяющие инициаторов, исполнителей и контролеров из разных организаций, но при этом включенных в единый контур управления.

Автор статьи ИТ-аналитик, компания DIRECTUM.

Спецпроект

* Блог А. Колесова “Межведомственный и межкорпоративный документооборот. В чем разница?” ecmclub.blogspot.com/2010/02/blog-post_08.html>.

** Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 “Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота” www.rg.ru/2009/09/30/elektr-dok.html.

Источник: https://www.itweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=125390

Регламент договорной работы

Инициатор договора

На рассвете бизнеса многим кажется, что эта бумажная канитель – пережиток прошлого. По мере того, как растет количество клиентов и заказов, становится очевидно: надо что-то делать. Это «что-то» – положение о договорной работе и безукоризненное его соблюдение. 

Статья подготовлена специалистами компании «РосКо – Консалтинг и аудит» https://rosco.su/

СТОИМОСТЬ СОПРОВОЖДЕНИЯ СДЕЛКИ

ЗАЧЕМ НУЖЕН ТАКОЙ ДОКУМЕНТ? И КТО ЕГО ДОЛЖЕН ДЕЛАТЬ?

Если вкратце, то на его основе строится вся договорная и претензионная работа. И именно поэтому его составление необходимо поручить юристу. Пусть это будет ваш штатный юрист или привлеченный эксперт, но не поддавайтесь соблазну использовать типовые формы.

Типовые документы – зло. Единственное, с чем можно смириться (и то с оговорками) – это типовые контракты, разработанные именно вашими юристами (или нами – специально для вас). При таком варианте вы будете в заведомо более выгодном положении (ведь не исключено, что ваши контрагенты не захотят «возиться» и подпишут договор на ваших условиях).

Далее приводится нечто вроде пораздельного чек-листа, который позволит оценить, отвечает ли разработанный для вас регламент договорной работы необходимому минимуму. 

СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ

РАЗДЕЛ ПЕРВЫЙ, «ОБЩИЙ»

В нем традиционно расписываются общие моменты. Не так важны вводные формулировки, сколько четкие указания относительно того, что: 

  • регламент регулирует порядок и особенности договорной работы;
    что есть договор, а что – дополнительное соглашение;
  • применение типовых форм допускается в случае, когда таковые уже утверждены;
  • подготовка проекта договора (в отсутствие типовой формы) занимает столько-то времени (как правило, от трех до пяти, зависит от объема, сложности, степени согласованности) с такой-то даты (которой, как правило, является день, когда представлены все необходимые сведения).

РАЗДЕЛ ВТОРОЙ: ПРОЕКТ И ВИЗИРОВАНИЕ

Обязательно включаем в этот раздел правило о регистрации проекта перед представлением на визирование, иначе начнется путаница со сроками.

Стоит урегулировать вопрос с назначением уполномоченных проставлять визу и то, что их списки утверждаются главами соответствующих отделов (подразделений).

Во избежание утраты листов и споров о том, кто виноват, целесообразно закрепить золотое правило: кто представляет, тот и прошивает.   

На практике, в зависимости от масштабов организации (и количества отделов) наиболее часто применяется следующий порядок визирования проектов:

  • лицо, инициирующее заключение договора;
  • его руководитель;
  • бухгалтерия (не обязательно, если применяем уже утвержденную собственную типовую форму);
  • юристы.

Существенно экономит время правило о том, что типовой договор отправляется на визирование после подписания второй стороной (контрагентом), а типовой договор, составленный контрагентом, – до этого момента. Целесообразно закрепить разумные сроки рассмотрения, а также возможные поводы для продления (нужна дополнительная документация, перевод с/на иностранный язык и т.п.). 

ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ
РАЗДЕЛ ТРЕТИЙ, О НЕОБХОДИМЫХ ПРИЛОЖЕНИЯХ

В него надо включать все бумаги (заверенные копии), которые должны представляться контрагентами – как фирмами (и юрлицами вообще), так и ИП.

Необходимый минимум для фирм:

  • свидетельство о госрегистрации;
  • свидетельство ИНН (о постановке на налоговых учет);
  • устав;
  • документация в подтверждение полномочий руководителя;

Для предпринимателей список скромнее: свидетельство о регистрации, о постановке на налоговый учет, паспорт с регистрацией, если применимо – доверенность плюс разрешительные документы.

Внимание: право затребовать представление дополнительных бумаг должно быть, но оговорите, что требование должно быть аргументированным (если угодно, мотивированным). Иначе можно породить корень всех зол – бесконечное «ожидание информации». 

ДОГОВОР АБОНЕНТСКОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

РАЗДЕЛ ЧЕТВЕРТЫЙ. ПОПРЕДМЕТНАЯ ПРОВЕРКА

Здесь расписываем, кто из согласующих за что отвечает. Скажем, инициатор и его руководитель:  

  • за выгодность условий сделки для фирмы;
  • за наличие у контрагента необходимых разрешений, лицензий и т.п.

    ;

  • за корректное заполнение всех разделов и полей;
  • за правильность реквизитов и т.п.

Бухгалтерия берет на себя анализ реквизитов, рисков с точки зрения налогового и бухгалтерского правового регулирования, порядка представления необходимых счетов, актов и иных аналогичных документов. 

Венчает все проверка юротделом, который в итоге отвечает практически за все:

  • соответствие проекта закону;
  • наличие в проекте всех необходимых условий;
  • полномочия лиц, ставящих подписи;
  • наличие лицензий и прочей разрешительной документации,

а на выходе проводит обобщение всех сделанных до него замечаний и или редактирует проект, или составляет доп соглашение, или вообще разрабатывает новый.

Пожалуй, имеет смысл тут же оговорить, где проставляются визы и где делаются отметки о замечаниях (чтобы избежать ссылок на то, что кто-то что-то не заметил). 

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ

РАЗДЕЛЫ ПЯТЫЙ И ШЕСТОЙ. ПОДПИСАНИЕ И ХРАНЕНИЕ

Формируя этот раздел, следует ориентироваться на сложившуюся в вашей организации систему делопроизводства. Но в любом случае хорошо бы оговорить право главы фирмы подписать договор без учета замечаний, но с условием, что за последствия отвечает он – этот вариант будет на пользу как главе, так и фирме.

В этом разделе закрепляем сроки сдачи на хранение как бумажных, так и электронных копий, ответственность за несвоевременную передачу на хранение. судьбу отклоненных проектов, порядок выдачи договора и основания для такой выдачи. 

Таковыми могут быть, например:

  • возникшая необходимость сделать копию и удостоверить ее нотариально;
  • предъявить в судебный процесс;
  • представить в банк и т.п.

Порядок выдачи – стандартный: под роспись по письменной просьбе главы того или иного отдела. 

ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ

РАЗДЕЛ СЕДЬМОЙ И ВОСЬМОЙ. КОНТРОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Обеспечение исполнения договора – сфера ответственности инициатора заключения и его начальника. Именно они в случае возникновения необходимости должны ставить вопрос об изменении, дополнении, расторжении договора.

Но если поводом для таких мероприятий становится, скажем, изменение нормативно-правового регулирования, судебной практики, новые требования контролеров и т.п., то тут уже с инициативой должны выступать и все прочие – юристы, бухгалтеры, главы отделов, в пределах своих компетенций.

Ответственность за нарушение положения наступает как дисциплинарная, так и, если пренебрежение им стало причиной имущественного вреда – к материальной ответственности, что и необходимо указать в последнем разделе.
Статья подготовлена специалистами компании «РосКо – Консалтинг и аудит» https://rosco.su/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/roscoaudit/reglament-dogovornoi-raboty-5e89e32596544a69b3c57db4

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть