Инициатор заключения договора это

Во всем должен быть порядок

Инициатор заключения договора это

Екатерина Шестакова, кандидат юридических наук, г. Москва.

Работа любого юриста в организации или на производственном предприятии начинается с отлаживания системы договорной работы. Основополагающими моментами в этой деятельности являются учет и контроль. Без преувеличения можно сказать, что правильно построенный контроль за договорной работой – залог успеха компании.

Задачи, виды контроля

Для чего нужен контроль за договорной работой в организации? В первую очередь он позволяет решить следующие задачи:

  • своевременное заключение договоров;
  • получение необходимых согласований в заинтересованных подразделениях и у должностных лиц;
  • своевременное и надлежащее исполнение условий договора;
  • контроль за платежами по договорам и финансовыми потоками;
  • минимизация рисков, связанных с возможными штрафными санкциями;
  • реализация учетной и архивной функции;
  • возможность уменьшения дебиторской задолженности.

Виды контроля договорной работы рассмотрим в таблице 1.

Таблица 1

Вид контроля Описание особенностей
Контроль договор-ной работы и исполнения обязательств – составление технических заданий, участие в конкурсах – составление типовых договоров; – визирование и подписание договоров; – заключение дополнительных соглашений, пролонгация договоров или их расторжение; – возврат подписанного материала(-ов) договора(-ов); – наличие первичных документов (счетов-фактур, актов, накладных); – претензионная и судебная работа
Контроль сроков – преддоговорная работа; – проверка добросовестности контрагента; – визирование договора; – выполнение этапов работ (услуг); – оплата; – предоставление контрагенту первичных документов; – истечение срока исковой деятельности
Контроль платежей – перечисление денежных средств контрагенту; – отсчет сроков исполнения обязательств в зависимости от получения авансовых платежей; – информирование о превышении допустимой задолженностипо длительным договорам;
Документальный контроль – сквозной учет договоров, а также сопроводительных документов, первичных документов, которые могут использоваться как внутренними пользователями, так и внешними, такими как налоговый орган или контрагенты; – определение места и условий хранения оригиналовдокументов; – порядок предоставления документов (в том числе составляющих коммерческую тайну) для использования в работе
Урегулирование разногласий Очень важно урегулировать разногласия в досудебном и судебном порядке, эта часть разногласий контроля позволит не допустить истечения сроков исковой давности, а также возместить своевременно убытки и взыскать пени и штрафы

Внутренние локальные акты

Основной задачей внутренних локальных актов является четкая регламентация контроля за договорной работой, определения алгоритма действий работников.

Локальные нормативные акты, связанные с контролем договорной работы, могут носить как комплексный характер (например, положение о ведении договорной работы, инструкция о порядке ведения договорной работы), так и регулировать лишь часть процесса (например, инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). К локальным нормативным актам в качестве приложений могут разрабатываться формы (бланки) договорной документации.

Очень важно в локальном акте установить порядок учета заключаемых договоров. Такой учет может осуществляться в виде электронной базы или журнала.

В журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения. Здесь же могут отражаться сведения о ненадлежащем исполнении договорных обязательств контрагентами, а также о претензионной работе.

Локальный акт, регулирующий договорную работу, утверждается приказом исполнительного органа и доводится до сведения всех заинтересованных сотрудников компании. Вот примеры структуры положения о договорной работе некоторых компаний.

Пример 1.

  1. Общие положения. Цель и область действия.
  2. Работа с проектом договора.
  3. Заключение договора.
  4. Порядок визирования проекта договора.
  5. Оформление протокола разногласий, протокола согласования разногласий.
  6. Изменение, дополнение и расторжение договора.
  7. Регистрация договоров и сдача их на хранение.
  8. Учет договоров и их хранение.
  9. Контроль за исполнением условий договора.

Пример 2.

  1. Общие положения.
  2. Инициирование заключения договора.
  3. Подготовка проекта договора или протокола разногласий.
  4. Порядок согласования проекта договора структурными подразделениями.
  5. Заключение и регистрация договора.
  6. Изменение (расторжение) договора.
  7. Исполнение договора. Контроль за исполнением договора.
  8. Учет и хранение договоров.

В качестве приложений к положению используются:

  1. перечень сведений о потенциальном контрагенте;
  2. лист согласования к проекту договора;
  3. Взаимодействие структурных подразделений при ведении договорной работы.

В целом содержание положения о договорной работе может отличаться в зависимости от структуры компании, количества подразделений, наличия филиалов и представительств и иных обстоятельств.

Кто в ответе?

Важным моментом в организации договорной работы является определение ответственных лиц. Функции контроля могут быть возложены как на конкретного работника (юрисконсульта), так и на одно или несколько подразделений.

Причем подразделением, которое осуществляет контрольную функцию, может быть как подразделение, инициировавшее заключение договора, так и, например, юридическое подразделение.

Если функции контроля разделяются, то ответственный исполнитель отвечает за согласование договора и исполнение договорных обязательств, юридическое подразделение – за подготовку текста договора и претензионную работу, а бухгалтерия – за наличие первичных документов. Однако в этом случае необходимо четко разделить обязанности каждого структурного подразделения.

Контрольные функции закрепляются также в положении о договорной работе. Рассмотрим, как может быть сформулирована данная функция в положении.

Так, после регистрации договора подразделение-исполнитель изготавливает необходимое количество копий договора и передает их в структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле исполнения договорных обязательств. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.

Контроль исполнения предусматривает проведение таких мероприятий, как:

  1. проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерскую службу для отражения операций в бухгалтерском учете;
  2. проверка сроков действия договора при необходимости осуществления процедуры изменения сроков договора;
  3. составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;
  4. осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;
  5. своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в правовой департамент, департамент безопасности и другие заинтересованные подразделения в целях принятия необходимых мер.

Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.

Бухгалтерская служба, правовой департамент и департамент безопасности вправе самостоятельно осуществлять выборочную проверку результатов исполнения договоров. При проведении этих проверок подразделение-исполнитель обязано предоставлять все необходимые документы, подтверждающие выполнение работ, иные дополнительные материалы и пояснения.

Проверка финансовых потоков и платежей

Проверка финансовых потоков и платежей является чрезвычайно важной задачей, поскольку в случае отсутствия контроля возможны следующие негативные последствия:

  • рост дебиторской и кредиторской задолженности;
  • финансово неустойчивое положение компании и возможное банкротство;
  • риски судебных споров;
  • уплата штрафных санкций.

При этом очень важно оптимизировать работу с кредиторской задолженностью.

Чтобы оптимизировать использование средств, составляющих кредиторскую задолженность, не увеличивая при этом сроков ее погашения, необходимо досконально изучить существующий в компании порядок осуществления платежей, внимательно рассмотрев условия договоров, проверив правильность ввода деталей платежей в компьютерные системы финансового подразделения компании и сопоставив сроки еженедельных платежей с условиями контрактов во избежание досрочной оплаты.

Очень важно установить:

  • сроки и даты оплаты по договору;
  • даты просрочки платежей и возможные штрафные санкции;
  • суммы штрафных санкций в случае просрочки платежей.

Например

Источник: https://WiseLawyer.ru/poleznoe/58738-vsem-dolzhen-poryadok

Контрагент – кто это?

Инициатор заключения договора это

Суть любого официальногодоговора или контракта заключается втом, что для его сторон определяютсяправа и обязанности по отношению другк другу. Таким образом стороны договоранаходятся между собой в контрпозиции— одна сторона должна что-либо поотношению к другой, но не просто так, ав обмен на соответствующие обратныеобязательства.

Сильно не вникая вэтимологию можно заметить, что слово«контрагент» содержит в себе две основныхсоставляющих «контр» – означающуюпротивопоставление чему-либо и «агент»– слово происходящее от латинского«agens» (действие). То есть,можно сказать, что понятие конрагентобозначает некую противодействующую(или действующую в обратном направлении)сторону.

Контрагентом, в рамкахгражданско-правовых отношений, именуютодну из договаривающихся (заключающихсделку) сторон по отношению ко второйстороне договора.

Таким образом, каждаяиз сторон заключаемого договора являетсяконтрагентом по отношению к противоположнойего стороне.

СОДЕРЖАНИЕ

Всё многообразиедоговоров заключаемых физическими июридическими лицами, как друг с другом,так и между собой, можно подразделитьна три основные категории:

  1. Договоры о сделкахс имуществом;
  2. Договоры подряда;
  3. Договоры об оказанииуслуг.

Договоры о сделках симуществом предполагают передачуодной из сторон (или обмен между сторонами)оговоренных объектов собственности(товаров, объектов недвижимости и т.п.)как в постоянное владение, так и вовременное пользование (договора аренды).

Договоры подрядарегламентируют отношения возникающиемежду заказчиком и исполнителем какихлибо работ (ремонтно-строительных,авторемонтных и т.п.). Такие договораобычно сопровождаются актами сдачи-приёмкивыполненных работ, подписание которыхсо стороны заказчика подтверждает фактих выполнения в соответствиями со всемиусловиями изложенными в договоре.

Договоры об оказанииуслуг отличаются от договоров подрядатем, что в них речь идёт исключительнооб услугах, а не о создании каких либоматериальных благ или объектов.

Например,договор о покраске автомобиля предполагаетнанесение на её кузов определённоголакокрасочного покрытия (созданиематериального объекта) и относится кдоговорам подряда.

А вот договор савтомобильной парковкой имеет ввидуисключительно предоставление услуг похранению автомобиля и не предполагаетсоздания никаких материальных благ, апотому он относится к договорам обоказании услуг.

Договоры могут заключаться как между двумя лицами, так и между группами лиц. В последнем случае контрагентами для одной из сторон договора будет не одно физическое или юридическое лицо, а целая их группа.

Каждую изтрёх представленных выше групп договоров,в свою очередь, можно подразделить наследующие подгруппы:

  • Предварительныйдоговор обычно заключается передподписанием основного договора. Какправило, его подготавливают и заключаютв рамках предварительных переговоровпо будущему проекту;
  • Основнойдоговор касается уже непосредственносамого предмета сделки и регламентируетвсе права и обязанности сторон с неюсвязанные;
  • Дополнительныедоговоры, как понятно из названия,заключаются в дополнение к основному.Они непосредственно связаны с предметомосновного договора и могут привноситьв него ряд дополнительных условий;
  • Рамочныйдоговор не предполагает большойдетализации и конкретики, он лишьочерчивает общие границы, определяетмасштаб предстоящего соглашения;
  • Поименованныедоговора прямо предусмотрены взаконодательстве страны и имеют отнего прямые отсылки (пример — договоркупли-продажи). Непоименованные договора,соответственно, никаких отсылок отзаконодательства не имеют;
  • Возмездныйдоговор предполагает обмен благамимежду его участниками (например, товарв обмен на деньги). В отличие от него,безвозмездный договор предполагаетлишь одностороннюю передачу благ(например договор дарения);
  • Публичныйдоговор предполагает заключение совсеми желающими на одинаковых условиях.Соответственно, договор непубличныйпредназначен для заключения с ограниченнымкругом лиц;
  • Простойдоговор содержит в себе договорённостиоб одном конкретном проекте – предметесделки, а смешанныйдоговор может содержать в себемножество различных проектов;
  • Консенсуальныйдоговор считается вступившим в силунепосредственно с момента его подписания;
  • Реальныйдоговор предполагает, помимо соглашениясторон, передачу самого его предмета.Например, договор займа считаетсязаключённым только после того, каккредитор передаст заёмщику оговореннуюв нём сумму денег.

Для заключения договора,как правило, одна из его сторон выступаетв качестве инициатора сделки и выдвигаетсвои условия в письменном виде (оферту).При этом другая сторона предполагаемогосоглашения изучает представленнуюоферту и при необходимости вносит своидополнения и изменения. Ну а после этогопроисходит непосредственно подписаниедоговора.

Итак, основные стадиизаключения договора:

  1. Предоставлениеоферты;
  2. Ознакомление сусловиями оферты и при необходимостиих корректировка до состоянияустраивающего обе стороны;
  3. Подписание договораили как ещё говорят — акцепт.

Какие бывают видыконтрагентов

Ввиду многообразиядоговорных отношений в современномобществе, можно назвать огромноеколичество самых разных видов контрагентов.Ниже приведены основные из них:

  • Продавец (поставщик)— покупатель. Контрагенты по договоруимущественного типа. Один из них(продавец) обязуется продать (поставить)товар заявленного качества, а другой(покупатель) приобрести его по оговореннойцене;
  • Страховщик —страхуемый. Это контрагенты подоговору о предоставлении услуг (вданном случае — услуг страхования).Страховщик обязуется выплатитьстрахуемому оговоренную в договоресумму при наступлении страховогослучая. А тот, в свою очередь, обязуетсявнести страховой взнос;
  • Кредитор — заёмщик.Это тоже контрагенты по договору опредоставлении услуг. Только в данномслучае речь идёт об услугах кредитования.Заёмщик обязуется вернуть кредиторуполученную от него сумму денег воговоренные сроки и с определённымипроцентами;
  • Грузоотправитель— грузоперевозчик. Сюда же можно ещёдобавить «грузотправитель —грузополучатель». Это стороны контрактасвязанного с перевозкой каких либотоваров. Грузоотправитель — тот ктопоставляет (продаёт) товар. Грузоперевозчик— тот кто перевозит товар, а грузополучатель— тот кто этот самый товар в итогеполучает.
  • Арендодатель —арендатор. Контрагенты по договоруотносящемуся к разновидностиимущественных. Арендодатель — тот ктоза определённое вознаграждение состороны арендатора сдаёт ему во временноепользование определённое движимое(например: автомобиль) или недвижимое(например: офисное помещение) имущество.
  • Залогодатель —залогодержатель. Такие типы контрагентовмогут фигурировать, например, вдополнениях к договорам о выдаче займаили к договору аренды. Залогодательпередаёт залогодержателю определённоесобственное имущество служащее гарантиейисполнения заключаемой по основномудоговору сделки (или гарантией сохранностии последующего возврата в надлежащемсостоянии полученного в арендуимущества);
  • Даритель — одаряемый.Это стороны безвозмездного договорадарения. Даритель — это тот кто передаётодаряемому указанное в договореимущество не требуя ничего взамен.
  • Заказчик — подрядчик.Это стороны договора подряда. Подрядчикобязуется перед заказчиком выполнитьоговоренные работы в те сроки и с темкачеством, которые обозначены взаключённом между ними контракте.

На каких принципахстроится сотрудничество междуконтрагентами

С точки зрения закона(для того, чтобы обеспечить гарантиидостигнутых официальных договорённостей),существует три основополагающих принципадоговорного сотрудничества (сотрудничествамежду контрагентами). Вот эти принципы:

  1. На момент заключениядоговора, контрагенты должны бытьправоспособными и дееспособными. Этоозначает, что они в состоянии выполнитьвсе оговоренные условия, а такжеполностью принимают на себя и несутвсю ответственность за должное ихвыполнение;
  2. Не допускаетсякакого-либо принуждения контрагентак заключению договора. Все обязательствадолжны даваться им по доброй воле, безвсякого давления с чьей-либо стороны(регламентировано пунктом первым статьи421 ГК РФ);
  3. Договорённость междуконтрагентами должна фиксироваться ввиде подписанного обеими сторонамиконтракта**.

** Следует заметить, чтона практике данный пункт не всегдаосуществим. В основном это касаетсядоговоров носящих публичный характер.Например, взаимоотношения продавца ипокупателя в супермаркете или пассажираи перевозчика.

Порядок и методы расчётовмежду контрагентами

Расчёты между контрагентамимогут осуществляться:

  1. В рублях;
  2. В условных единицах;
  3. В валюте.

Расчёты в рублях и вусловных единицах обычно производятсямежду контрагентами находящимися впределах Российской Федерации. При этомрасчёт в условных единицах означаетлишь то, что взаимные обязательствасторон фиксируются в выбранной иностраннойвалюте (обычно евро или доллар США), носам расчёт производится по соответствующемукурсу в рублях.

Расчёты в иностраннойвалюте обычно производятся привзаимоотношениях контрагентов находящихсяна территории разных стран. При этом вкачестве расчётной валюты может бытькак национальная валюта получателяплатежа, так и любая другая (выбраннаяобеими сторонами и обозначенная вдоговоре).

Порядок расчётов обычновсегда оговаривается в заключённомдоговоре. Контрагенты могут рассчитыватьсямежду собой следующими основнымиспособами:

  • Аванс или предоплата.Такой метод расчётов предполагаетчастичную или полную оплату предметадоговора. В основном используется сцелью убедиться в серьёзности намеренийпокупателя (потребителя услуг). По фактуполной поставки (полного выполненияработ или оказания полного перечняуказанных в договоре услуг) производитсяполная оплата;
  • Оплата по фактупредполагает расчёт между контрагентамитолько после полного выполнения всехусловий перечисленных в договоре междуними;
  • Оплата в кредитпредусматривает возможность отсрочкирасчётов по времени. Обычно такая схемаоплаты предусматривает некий лимит,при превышении которого поставкатоваров или услуг по договору прекращаетсядо момента внесения набежавшейзадолженности (часто применяетсясотовыми операторами и интернет-провайдерами).

Кроме этого, расчёты сконтрагентами могут иметь разную формудетализации:

  1. Расчёты по всемудоговору в целом;
  2. Расчёты по каждомуотдельному расчётному документу(например по факту отгрузки очереднойпартии товара).

Также можно упомянутьи такие, менее популярные способывзаиморасчётов, как бартер или лизинг.

Порядок расторжения(или изменения) соглашения междуконтрагентами

В том случае, если навнесение изменений в существующийдоговор (или на его расторжение) согласныобе стороны, проблем, как правило, невозникает и данный вопрос решаетсямаксимально просто. Однако, в большинствеслучаев, инициатором расторжениядоговора выступает лишь одна из егосторон. При этом необходимо придерживатьсяследующего порядка действий:

  1. Инициатор расторжения(или изменения) договора отправляетсвоему контрагенту соответствующеепредложение;
  2. Вторая сторонадоговора (которой было направленопредложение) обязана ответить на негов установленный срок**;

Форма ответа должнабыть в одном из трёх вариантов:

  1. Извещение о согласиис внесением изменений в договор (либос его расторжением);
  2. Извещение об отказеот предложения;
  3. Извещение о согласииизменения договора, но с добавлениемсобственных условий.

В первом случае договорсчитается расторгнутым (или изменённым)начиная с момента получения извещенияинициатором расторжения (или изменения).

Во втором случаеинициатору ничего не остаётся какобратиться в суд и попытаться доказатьтам целесообразность и правомерностьсвоей позиции. Если суд встанет на егосторону, то договор будет расторгнут(или изменён) в принудительном порядке.

В третьем случае уинициирующей стороны есть два варианта:

  1. Согласиться навстречные условия контрагента. В этомслучае договор будет расторгнут (илиизменён) по обоюдному согласию сторон.
  2. Не согласиться совстречными условиями и обратиться всуд.

Наконец, в том случае,если инициатор предложения не получитна него ответ в установленный срок, тоон опять же может обратиться в судебныеинстанции.

** Этот срок можетустанавливаться договором или законом(в соответствующих случаях). А приотсутствии конкретных указаний, еговеличина приравнивается к тридцатидням.

Источник: https://www.AzbukaTreydera.ru/kontragent.html

Оферент – это инициатор заключения сделки

Инициатор заключения договора это

Оферент – это лицо, которые инициирует процедуру заключения сделки. В качестве оферента может выступать физическое или юридическое лицо. К примеру, на уровне гражданских отношений оферентом может выступать продавец или сантехник, который предлагает свои услуги по ремонту.

Цели и общие понятия

Основная цель оферента – это не только инициировать заключение, а именно заключить сделку.

Акцептантом называют лицо, принявшее предложение о заключении договора и все его условия.

Оферта, как правило, имеет письменную форму и содержит основные условия предстоящей сделки. Яркий пример — обычный счет на оплату, который содержит:

  • товар, который планируется приобрести акцептантом;
  • количество товара;
  • цена;
  • срок проведения оплаты.

В счете может даже содержаться информация о таре или упаковке, условия проведения платежа, к примеру, 50 % предоплаты.

Историческая справка

Оферта, или offero, в переводе с латинского — предложение. Само предложение должно содержать условия, которые позволят заключить сделку. Соответственно, значение слова «оферент» — лицо, выдвигающее предложение.

Отличительные черты оферты и ее понятие

Термины «оферент» и «оферта» неразрывно связаны. Оферта должна быть конкретной и полностью отражать желание оферента о том, что он готов на заключение сделки на определенных условиях, а также:

  • если оферта отозвана в момент ее подачи, то она считается непринятой;
  • до момента акцепта в оговоренный срок оферту невозможно отозвать, если сам документ не содержит других условий;
  • акцепт на других условиях, чем предусмотрено офертой, считается отказом и принятием другой оферты.

Сроки

В оферте обычно должен присутствовать срок, к примеру, до какой даты действует предложение или в какой срок необходимо оплатить, чтобы акцептовать сделку. Если никаких нарушений сроков нет, которые оговорил оферент (значение слова мы рассмотрели), то договор заключен, а оферта считается принятой.

В случаях когда срок не оговорен, то все зависит от формы оферты. Если оферта устная, то акцептант должен высказать свое согласие или несогласие в тот же момент.

Если оферта письменная, но не содержит в себе сроков для ее акцепта, то следует учитывать общепринятый срок для пересылки и возврата, время обдумывания предложения. Если в этот срок оферент решит отозвать свое предложение, то акцептант, приняв его, но не оповестил первого об этом, вправе требовать компенсации за нанесенные убытки.

Ответ на оферту может прийти с опозданием, и если в этот момент оферент передумал или пересмотрел условия предложения, то он вправе сообщить акцептанту о том, что срок предложения истек и на прежних условиях договор не может быть заключен. Если акцептант никак не отреагирует, то это рассматривается как отказ.

Виды оферты

Выделяют следующие виды оферты:

  • Публичная оферта.
  • Твердая, то есть передаваемая конкретному партнеру, обязующемуся акцептовать ее в определенный момент времени, после чего сделка будет считаться заключенной.
  • Свободная, предлагает выдвижение предложения о заключении договора сразу нескольким партнерам. Такой документ не предполагает обязательного акцепта и не требует от акцептанта какого-либо ответа. По сути, такой документ является лишь приглашением к переговорам.
  • Безотзывная. В этом случае оферент означает лицо, которое не имеет права на отзыв своего предложения. Как правило, этот вид оферты используется в банковской сфере.

Публичная оферта

Допускается, что сделка может заключаться путем обмена документами. К примеру, оферент – это лицо, передавшее коммерческое предложение акцептанту. В предложении оговорены все условия, от стоимости и количества до условий поставки.

В этом случае необязательно подписание договора, возможно, что будет дополнительно выставлен счет. Такая форма отношений чаще всего встречается в интернет-магазинах. К примеру, покупатель самостоятельно на сайте продавца оформляет заказ, оплачивает его и получает товар.

Это и есть публичная оферта, то есть предложение через средства массовой информации.

Банковская гарантия

Оферент – это лицо, которое желает заключить сделку, но в некоторых случаях от него требуется банковская гарантия. В этом случае гарантией оферты будет банковская гарантия, которая призвана подтвердить незыблемость намерений оферента. Гарантия подается вместе с офертой для того, чтобы:

  • гарантировать, что оферта до ее окончания не будет отозвана;
  • заказ на поставку или работы был однозначно принят, после этого оферта акцептована.

Банковская гарантия по обыкновению требуется при проведении тендеров, а срок ее действия ограничивается моментом заключения договора.

Пример написания оферты

Бланк предприятия

Оферта о поставке товаров

Адресат, его должность и реквизиты юридического лица

Исх. №, дата

О поставке продукции

Благодарим Вас, что обратились с запросом, и сообщаем, что мы можем предложить … товар…:

— количество;

— стоимость;

— условия поставки;

— сроки.

Наше предложение действительно до … (дата).

С уважением,

Директор АО «Оферент» подпись ФИО с расшифровкой.

Источник: https://HochyVseZnat.ru/oferent-eto-iniciator-zaklucheniia-sdelki.html

Договорная работа

Инициатор заключения договора это

Как пользоваться данным разделом — см. «Общие подходы к процессам».

Можно выделить следующие риски в процессе заключения договоров:

Риск

Краткое описание

Последствия

Типовые недостатки СВК

Заключение невыгодного для компании договора

Этот самый значимый по последствиям риск процесса (в терминологии «цели-риски» – недостижение целей процесса). Реализация – самая разная. Особенность риска – то, что риск представляет из себя «скелет в шкафу» и в некоторых случаях не может быть выявлен, например, в рамках аудиторской проверки.

Для крупного бизнеса – снижение EBITDA.

Для малого и среднего бизнеса – вплоть до потери бизнеса (пример – «зашли в сеть», не учли всей экономики проекта).

Недостатки контрольных процедур в других процессах (практически все процессы).

Отсутствие регламентированной ответственности за контроль конкретных рисков при заключении договора (например, контроль лимитов при закупках).

Заключение приложений, спецификаций и т.п. по упрощенной схеме (с минимальным количеством согласований).

Возможность заключения договора без согласования (в рамках полномочий топ-менеджмента).

Возможность злоупотреблений менеджмента (например, замена страниц в договоре перед подписанием).

Заключение ничтожного (оспариваемого) договора

Если договор подписан со стороны контрагента лицом, не имеющим полномочия, либо компания внутри не соблюла требования законодательства и внутренних документов, может возникнуть спорная ситуация.

Оспаривание сделки и прочий юридический геморрой.

Отсутствие контроля полномочий подписанта со стороны контрагента.

Возможность заключения договора без согласования (в рамках полномочий топ-менеджмента).

Отсутствие контрольных процедур в юридическом отделе, приводящее к нарушению законодательства / устава либо других внутренних документов (положение о совете директоров и пр.). 

Потеря договора

При потере договора любой арбитраж – сомнительная затея.

Невозможность применения штрафных санкций к контрагенту.

Отсутствие контроля возвращения договора со стороны контрагента.

Отсутствие единого места хранения договоров (в т.ч. спецификаций).

Неэффективная процедура заключения договора

Избыточные контрольные процедуры самых разных видов. Является сложно выявляемым риском, так как достаточно сложно сказать, что все плохо, когда деятельность кипуча, бумажек много и т.п.

Размытие ответственности (виноватых не найти).

Избыточный штат (вроде все при деле, но если улучшить процедуру, то человек 20 можно сократить. На внутреннем контроле никак не скажется).

Отсутствие классификации договоров.

Невозможность заключения договора в разумный срок, процедура согласования стандартного договора занимает более недели.

Регламент заключения договора закольцован (например, предусматривает необходимость получения согласования от всех подразделений, при наличии замечаний договор необходимо направить заново).

Обязательное заключение договоров для поставок на незначительные суммы (стоимость трудозатрат на согласование сопоставима или превышает стоимость договора).

Излишне обширная форма обоснования договора.

Отсутствует оценка ущерба от риска при заключении договора (более подробно см. комментарии к регламенту).

Отсутствие первичных документов при внутренних взаимоотношениях

Вольное поведение казначейства в части перераспределения денег между юридическими лицами может приводить к тому, что по счетам обороты фантастические, а подтверждающих документов вообще нет. 

Необходимость срочного формирования комплекта документов при налоговых проверках.

Отсутствие утвержденной схемы ФХД в больших холдингах (её часто называют «телевизором»). 

Отсутствие контроля наличия первичных документов (в т.ч. договоров) по зеркальным операциям в случае сложной юридической структуры.

Неконтролируемый рост себестоимости / стоимости капитальных затрат

Отсутствие контроля лимитов при заключении договоров (лимиты контролируются только по платежам)

Неплановое снижение EBITDA. 

Снижение эффективности инвестиционных проектов.

Отсутствие контроля лимитов при заключении договоров (по статье в 10 млн. руб. можно заключить договоров на 30 млн. руб.).

Для итогового реестра рисков можно ограничиться риском «Заключение невыгодного договора для компании», в описание включаются первые три риска.

Для других рисков:

  • неэффективность процесса согласования договоров – к какому-нибудь операционному риску «бюрократизация деятельности»;
  • отсутствие первичных документов можно отнести к риску недостоверности отчетности.

Последний риск связан не только с отсутствием контроля лимитов при заключении договоров, но и с другими рисками (списание материалов, неэффективное инвестиционное планирование). Соответственно, должен быть риск выше уровня процесса.

Регламент договорной работы – первый регламент системы внутреннего контроля. Основная задача при постановке и пересмотре положения договорной работы – безусловно, обеспечить соблюдение интересов компании. Хочется отметить, что большинство регламентов договорной работы, которые я видел – мягко говоря, избыточны с точки зрения имеющихся контрольных процедур, не говоря об объеме.

Определение суммы договора, который должен «пропускаться» по упрощенной процедуре

Минимальная сумма (в регламенте — X рублей) нужна для того, чтобы не тратить значительное время на согласование «пустяковых» договоров. У этой идеи достаточно противников.

В первую очередь, это налоговики и бухгалтерия: есть шанс, что расходы признают необоснованными (особенно в случае оплаты по счету).

Во вторую очередь, как ни странно – это внутренние контролеры, из-за опасения разбиения договоров на несколько. 

По поводу первого, то есть признания необоснованными расходов при оплате по счету — как мне кажется, ситуация надуманная, налоговая инспекция к такому будет придираться только совсем от нечего делать, да и оспорить её действия при необходимости можно. А вот разбиение договора может встречаться. В этом случае возможно введение банальной контрольной процедуры: контроль наличия договора с данным контрагентом при осуществленных платежах на сумму, более чем X руб. за текущий год. Без автоматизации данная процедура трудоемка, поэтому дополнительную контрольную процедуру вводить не нужно. Зато находки при такой организации для внутреннего аудита будут
Источник: http://svk4u.ru/?page_id=407

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть