Издание приказов по личному составу

Приказы по личному составу – что это, образец, пример заполнения

Издание приказов по личному составу

Управление рабочими процессами организации невозможно без распорядительной документации. Под ней понимается совокупность локальных актов, посредством которых административное лицо выстраивает работу коллектива.

Они же фиксируют факт возникновения конкретных административно-правовых трудовых отношений. Различают приказы по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приказы по личному составу.

Как раз о последних и пойдет речь дальше.

Приказ по личному составу что это, классификация

Приказы по личному составу – правовые акты, издаваемые административным лицом субъекта хозяйствования для решения основных и оперативных задач по оформлению трудовых отношений с подчиненными (согласно нормам ТК РФ).

Их перечень достаточно широк. Классифицируются они следующим образом:

  • оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника.
  • регламентирующие выполнение сотрудником трудовых функций.

Первая группа включает приказы о:

Приказы о трудоустройстве менеджеров высшего и среднего звена (управленцев, их замов, начальников финансового и контрольного отделов, так далее) регулируют основную деятельность, а не личный состав.

Ко второй группе относятся:

Также различают следующие классификационные виды приказов по личному составу:

  • организационные;
  • дисциплинарные;
  • регламентные;
  • зарплатные;
  • корректирующие и отменяющие.

Образцы приказов по личному составу

Некоторые приказы имеют стандартизированную на федеральном уровне форму. Зачастую, она представляет собой таблицу, куда представители организации лишь вставляют нужные данные (свои и подчиненных).

Речь, в частности, идет о:

  • Т-1 (трудоустройство нового сотрудника);
  • Т-5 (внутренний перевод лица);
  • Т-6 (направление в отпуск любого вида);
  • Т-8 (расторжение трудовых отношений);
  • Т-9 (командирование);
  • Т-11 (поощрение).

С 2013 года обязательное использование унифицированных форм упразднено.

Ввиду ограниченности списка бизнес-субъекты вправе разрабатывать приказы самостоятельно, корректируя имеющиеся бланки. Основное условие – их положения не должны противоречить нормам ТК РФ, а обязательные реквизиты не могут изменяться. К таковым относится:

  • наименование бизнес-субъекта;
  • название приказа;
  • его дата и регистрационный номер;
  • место издания;
  • визы вовлеченных сторон;
  • визы согласования (если упомянуты в локальных актах);
  • отметка о контроле (аналогично).

Алгоритм подготовки приказа

Пошаговый алгоритм работы с приказом выглядит так:

  • Назначение ответственного за процедуру лица. Впрочем, некоторые работодатели заведомо прописывают эту обязанность в должностных инструкциях или трудовых договорах с подчиненными.
  • Получение ответственным документа-основания для издания.
  • Разработка проекта.
  • Согласование проекта.
  • Визирование приказа управленцем.
  • Предъявление документа работнику (группе работников) для ознакомления под роспись.
  • Регистрация и хранение.

На сегодняшний день необязательно удостоверять бланк печатями и штампами, если иное не указано во внутренних нормативно-правовых актах.

Что касается ответственного лица, чаще всего им выступает сотрудник кадрового отдела либо секретарь. Допускается делегирование этой функции другому подчиненному (опять-таки, путем издания приказа о вменении обязанности, если она не зафиксирована должностной инструкцией или трудовым договором).

Приказ всегда составляется в одном экземпляре. Всегда можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).

Согласование представляет собой визирование проекта всеми руководителями отделов и подразделений, связанными с реализацией приказа. Чаще всего это начальник подчиненного, в отношении которого документ издается, начальник кадрового отдела и бухгалтерии. Впрочем, список открыт. Процесс может занять от нескольких часов до нескольких дней. Это нужно учитывать, чтобы не сорвать сроки.

Визировать приказ может управленец или, если он отсутствует, назначенное им лицо (в приказном порядке).

Порядок ведения распоряжений должен найти отражение в Положении о кадровом делопроизводстве.

Нюансы составления кадровых приказов

Нюансы касаются формы и содержания документов.

Так, приказы могут издаваться на фирменных бланках или на чистых листах А4.

Изданные в течение года документы подлежат нумерации.

Приказ нужно обязательно озаглавить. Текст излагается от первого лица единственного числа (я) и, чаще всего, состоит из двух частей:

  • констатирующей;
  • распорядительной.

Первая содержит обоснование тех или иных действий (факты, события или упоминание документа). Чаще всего таковым становится заявление подчиненного, но встречаются также:

  • преставление непосредственного руководителя;
  • докладная или служебная записка;
  • акт о допущенном дисциплинарном нарушении;
  • график отпусков;
  • судебное решение.

Завершает ее слово «Приказываю».

После него идет распорядительная часть, содержащая различные действия, ответственных за них лиц и сроки исполнения. Для облегчения восприятия текст лучше делить на пункты и подпункты, нумерованные арабскими цифрами.

Желательно, но не обязательно, заканчивать распорядительную часть упоминанием лица, ответственного за выполнение приказа в целом.

Скачать пример приказа по личному составу.

Регистрация кадровых приказов

Для удобства и по упразднённым правилам, которые, тем не менее, облегчали документооборот, кадровые приказы регистрируют.

Эта процедура представляет собой дублирование информации из распоряжения в специальную форму – регистрационный журнал с указанием на приказе регистрационного индекса и даты.

Впрочем, касается это, чаще всего, документов длительного хранения.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Журнал может заводиться в бумажной и(или) электронной форме до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации и дата начала ведения журнала. Когда он заканчивается, вписывают дату окончания.

Для разных категорий приказов могут вестись разные журналы.

Приказ о нумерации кадровых приказов – суть и содержание

Многие организации не прописывают такую процедуру, как нумерация приказов. В других же имеется соответствующее распоряжение. И оно исключает двоякую трактовку номеров.

В устоявшейся кадровой практике номера приказов содержат буквенный и числовой коды, например «К/19 от 01.01.2020 г.», где:

  • К – указание на кадровый приказ;
  • /19 – порядковый номер согласно журналу регистрации;
  • 01.2020 г. – дата издания.

Впрочем, приказ о нумерации может определять другую методику индексации. Так, согласно практике законодательства, устанавливаются следующие порядки присвоения букв и номеров распоряжениям, регламентирующим различные трудовые отношения:

  • П/198 – приказ о принятии сотрудника на должность;
  • У/182 – приказ об увольнении работника;
  • и так далее.

Этот вариант обеспечивают лучшую детализацию, но требует повышенного внимания ответственного лица и, следовательно, нескольких регистрационных журналов.

Форма приказа о нумерации свободная. Может использоваться фирменный бланк или простой лист А4. Текст делится на вводную и основную части. Вводная часть содержит:

  • Наименование и реквизиты бизнес-субъекта.
  • Название и номер приказа (по умолчанию ему присваивается первый номер, так как до него бумаги не нумеруются).
  • Дату составления.

В основной части указывается:

  • Период, с которого нумеруются распоряжения.
  • Метод нумерации (буквенный, цифровой, рассмотренный выше смешанный).
  • Ответственный за исполнение распоряжения и контроль правильности нумерации.

Приказ подписывает управленец или замещающее его лицо.

Как исправить ошибки в приказе

Чаще всего ошибки в приказах возникают из-за корректировок локальных актов компании или федеральных законов, изменения основных реквизитов бизнес-субъекта. Впрочем, могут быть и другие причины. Независимо от них, простое издание нового приказа не всегда юридически верно.

Поэтому о причине появления ошибок и механизме внесения правок следует указать в соответствующем приложении к Положению о кадровом делопроизводстве (реже – к приказу о нумерации).

Количество подобных приложений не ограничено.

Затем нужно издать обособленны приказ о внесении правок и ознакомить с ним всех заинтересованных лиц.

Период действия приказов

По умолчанию, срок действия кадровых приказов не ограничен (если иное не определено в них самих или в локальных актах компании).

Датой отсчета периода считается либо дата принятия приказа, либо определенная в его тексте дата.

Окончание срока связано с истечением периода действия приказа, его отменой, корректировкой, изменением локальных или правительственных нормативных актов и так далее.

Сроки и правила хранения приказов

Различают кадровые приказы кратковременного и долговременного хранения. К первым относятся регламентирующие распоряжения. Как уже говорилось, это приказы о краткосрочном командировании, направлении в отпуск, на повышение квалификации и так далее.

Они, по сути, не представляют особой важности для работника в будущем, поэтому хранятся в архиве компании 5 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

По истечение этого срока они вместе с регистрационными журналами уничтожаются (о чем специально назначенной ликвидационной комиссией составляется акт).

Приказы, которыми оформляют трудовые отношения (прием на работу, переводы, увольнения и так далее), а также журналы их регистрации, хранятся не менее 75 лет, если изданы до 2003 г., и 50 лет – если изданы позже. Когда срок хранения в организации истекает, их передают в государственный или муниципальный архив.

Любые кадровые приказы формируются в дела (с нумерацией страниц, описью, листом-заверителем и сшиванием в четыре прокола).  Их хранят отдельно от других документов, в закрытом для посторонних лиц месте, подальше от воздействия света, но недалеко от личных дел работников.

 Со всеми правилами можно ознакомиться, изучив Приказ Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 г. (далее – Приказ № 526). Впрочем, коммерческие организации не обязаны соблюдать их досконально.

При электронном виде хранения нужно обеспечить предотвращение утраты документов, их хищения, искажения, уничтожения или использования сторонними лицами.

Обязательно нужно сделать перезапись на новые носители с устаревших.

Архив организации – как создать и контролировать

Необходимость создания архива отмечена в 2.14 Приказа № 526. Ее игнорирование чревато привлечением к ответственности.

Архив – такое ж структурное подразделение, как бухгалтерия или отдел сбыта. Он должен фигурировать в штатном расписании с указанием подчиненности (руководителю или отделу делопроизводства), иметь начальника.

Его работа регламентируется такими локальными актами:

  • Положением об архиве;
  • Годовым планом работы (форма берется из приложения № 46 к основным правилам работы архива, утвержденным решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.);
  • Планом-графиком приема дел.

Таким образом, приказы по личному составу регламентируют все возможные трудовые правоотношения между работником и организацией-нанимателем.

Любое действие второго в отношении первого должно обязательно документироваться. Распоряжения не могут противоречить ТК РФ и другим российским нормативно-правовым актам. В противном случае они теряют юридическую силу.

(23 голос., 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/prikazy-po-lichnomu-sostavu.html

Составляем приказы по личному составу правильно

Издание приказов по личному составу

“Кадровик. Кадровое делопроизводство”, 2008, N 5

Составляем приказы по личному составу правильно

Слушатели семинаров по делопроизводству часто задают вопросы, касающиеся составления различного рода приказов.

Среди них типичными являются вопросы о том, какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – по основной деятельности, какие государственные стандарты устанавливают требования к оформлению приказов, обязательно ли применение унифицированных форм приказов и др. На эти и другие актуальные вопросы кадровиков дает ответы данная статья.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа в управленческой деятельности организации. Он издается для решения основных и оперативных задач. По юридической природе приказ может быть как актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, так и актом применения норм права.

В делопроизводстве принято разделять два вида приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Словарь кадрового делопроизводства.

Приказ по основной деятельности – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия, для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе решения задач, возложенных на организацию, или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления.

Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления.

К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности.

К приказам по личному составу относятся: приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках и др.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.

, Росархив, 2002) к отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст. 6), т.е.

приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд. 10 Перечня).

Так как приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, то оформляться они должны в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (М., ВНИИДАД, 2003). В соответствии с указанным ГОСТом приказ оформляется на специально разработанном бланке “Приказ” или на общем бланке с указанием вида документа “Приказ” (см.

Приложения к ГОСТу).

В 2004 г. Госстандарт утвердил унифицированные формы большинства приказов по личному составу. Текст таких приказов представлен в табличной форме и имеет ряд отличий от традиционного способа их оформления.

Например, в соответствии с требованиями приказы оформляются не на несколько распорядительных действий, а на одно: отдельный приказ о приеме на работу, отдельный – о переводе, увольнении, командировании.

Приказы, не вошедшие в разработанный унифицированный комплекс документов, в целях внесения единообразия в оформление желательно оформлять с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.

Следует также учитывать, что приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу Российской федерации (ТК РФ) и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями.

Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа – “Приказ”;

– дата и номер приказа;

– место издания;

– заголовок к тексту;

– текст (распорядительная часть и основание издания);

– подпись;

– визы согласования;

– отметка об ознакомлении с приказом работника;

– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Также хотелось бы отметить, что организация может вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Приказы подписывает руководитель организации. В случае его отсутствия подпись может проставлять лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Так, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.

2005 N 536) говорится: “Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель.

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: “и.о.”, “зам”).

Не допускается подписывать документы с предлогом “за” или проставлением косой черты перед наименованием должности”. На практике в таких случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются под фамилией руководителя.

Приказ вступает в законную силу с момента его подписания (издания). Таким образом, датой приказа по основной деятельности является дата подписания документа, которая проставляется в заголовочной части приказа (ГОСТ Р 6.30-2003).

Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая может совпадать, а может не совпадать с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа. Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут иметь обратную силу. В ч. 2 ст.

67 ТК РФ говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

Таким образом, трудовой договор, оформленный, например, 24 декабря, в котором указывается, что работник приступил к работе 22 декабря, имеет обратную силу (в данном примере – двухдневный период).

Так как основанием для издания приказа является именно трудовой договор, то приказ также будет иметь две даты: дату подписания 24 декабря (она же – дата, указанная в заголовочной части) и дату начала работы 22 декабря, указанную в тексте документа. Пример записи в трудовой книжке (рис. 1).

Пример записи в трудовой книжке

1 2 3 4
12 22 12 2007 Принят в отдел снабжения на должностьинженера

Приказ от 24.12.2007

N 121 л/с

Рис. 1

Источник: https://hr-portal.ru/article/sostavlyaem-prikazy-po-lichnomu-sostavu-pravilno

Журнал регистрации приказов по личному составу

Издание приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу – это журнал, в котором фиксируются все изданные приказы по личному составу организации.

Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.

Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

Срок хранения Журнала регистрации распорядительных документов по личному составу установлен ст.

258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет и 5 лет.

Исходя из разных сроков хранения журналов, можно рекомендовать завести в организации два журнала регистрации приказов по личному составу.

В одном журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодно оплачиваемых отпусках;
  • об отпусках в связи с обучением;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений. В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу

Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу. На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется).

Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу

(наименование организации)

ОТДЕЛ КАДРОВ

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ___________________________________

Начат «___»____________________20____г.

Окончен «___»___________________20____г.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:

Лицо, ответственное за ведение журнала:

__________________________                 __________________________
                 должность                                       фамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, для этого:

листы журнала нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью (сургучной, мастичной) и журнал заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации;

или

листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются, на узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью ________ листов

Начальник отдела кадров

 ______________________        _____________________
                 (подпись)                       (расшифровка подписи)

«___» ______________20___ г.

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.

Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Если в журнале есть графа «Примечание», в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе  ____

__________________    ______________________
       (подпись)              (расшифровка подписи)

«___» ______________20___г.

Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.

Так как в настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, приведем примерную форму журнала. При необходимости можно добавлять дополнительные графы или удалить ненужные.

Номер приказа – цифровое или/и буквенное обозначение (индексация), присвоенное документу при его регистрации.

Правила индексации кадровых приказов разрабатываются самой организацией. В практике работы кадровых служб наибольшее распростра¬нение получила буквенно-цифровая индексация.

При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных вопросов работы с кадрами, целесообразно группировать отдельно, применяя разную индексацию.

Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д.

Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение).

В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.).

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

В графе 10 Основание указывается инициативный документ, послуживший основанием для издания приказа.

Источник: http://naar.ru/blanks/zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.