Кадровое делопроизводство обязанности

Содержание

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Кадровое делопроизводство обязанности

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

  1. Кому передается кадровое делопроизводство;
  2. Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
  3. Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

  • На руководителя организации, например, директора;
  • На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
  • На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

  1.  Расширение полномочий руководителя организации. Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется.

    Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.

  2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести изменения в должностную инструкцию.

    Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность.

    Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.

  3. Прием на работу нового сотрудника.

    Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, ИНН, трудовую книжку при наличии.

    Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в штатное расписание организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

  • Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Источник: https://kakzarabativat.ru/pravovaya-podderzhka/naznachenie-otvetstvennogo-za-vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva/

Ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство обязанности

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без тщательной проработки кадрового делопроизводства.

Если компания не составляет должностные инструкции, не разрабатывает внутренние регламенты, не документирует события кадрового характера, то она неизбежно столкнется с рядом проблем.

Любые конфликты, которые инициируют сотрудники в такой ситуации, будут разрешены не в пользу компании. 

Современная судебная практика изобилует решениями, где работодатели проигрывают дела исключительно из-за неграмотности кадрового делопроизводства.

особенность кадрового документооборота такова, что он упорядочивает отношения работников и администрации. В процессе кадрового делопроизводства устанавливаются:

  • права и обязанности работодателя и подчиненных;
  • порядок (сроки, размер) выплаты зарплаты работникам;
  • условия выхода в отпуск;
  • оформление несчастных случаев на работе;
  • и многие другие важные моменты трудовой деятельности.

Профессионализм в ведении кадрового документооборота снизит риск возникновения конфликтов с работниками и обеспечит слаженность работы всего коллектива.

Ведение кадрового документооборота является обязанностью фирмы. Отсутствие документирования того или иного важного кадрового события неизбежно повлечет за собой штрафные санкции или приостановлении работы предприятия.

Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей  руководящего звена). 

Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет.

Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.

Грамотно выстроить процесс кадрового делопроизводства невозможно без высокой квалификации в сфере трудового администрирования. Привлечённый профессионал будет вовремя отслеживать важные изменения в регулировании кадрового документооборота и внимательно вести всё делопроизводство фирмы. Так вы сможете избежать негативные последствия, с которыми сталкиваются компании. 

Способы ведения кадрового делопроизводства

Существуют три способа решения проблемы документооборота:

  • самостоятельная организация кадрового делопроизводства;
  • наем специалиста кадрового администрирования;
  • аутсорсинг.

Самостоятельное ведение кадрового документооборота

проблема на этом пути – нехватка времени, с которой можно неминуемо столкнуться.

Организация делопроизводства будет отнимать основную часть трудового дня, и если вы директор фирмы, то на исполнение руководящих функций останутся лишь незначительные перерывы.

Вы не сможете заниматься развитием бизнеса, проводить переговоры, встречаться с партнёрами, ездить в командировки по важным вопросам. О росте компании придётся забыть.

Если же вы – глава кадрового департамента компании, то, погрузившись в ведение делопроизводства, вы не сможете продуктивно руководить персоналом, заниматься анализом работы сотрудников и разрабатывать схемы их мотивации.

Вы погрузитесь в рутину рядового кадрового сотрудника, составляя и оформляя трудовые договоры, личные карточки, командировочную документацию, приказы, график отпусков и множество других бумаг кадрового характера.

В итоге, вы не будете расти как руководитель, а вернётесь к исполнению обязанностей кадрового служащего.

Ведение делопроизводства штатным работником

В случае принятия такого решение, будьте готовы столкнуться с известными трудностями.

Во-первых, специалисты-кадровики высокого уровня требует заработную плату, сопоставимую с доходом руководителя среднего звена.

Учитывайте к тому же необходимость уплаты подоходного налога, отчисления в фонды, расходы на создание условий труда и другие вынужденные издержки.

Вам придётся оплачивать услуги такого работника, даже если он отправится в отпуск,  возьмёт отгул или уйдёт на больничный.

Во-вторых, вам будет нужен специалист, способный подменять кадровика в случае, когда тот отсутствует. Иначе, процесс кадрового делопроизводства остановиться и компания не сможет продолжать нормально функционировать.

В-третьих, для поиска работника, оценки его способностей и адаптации в коллективе необходимо затратить немало сил и времени. Наём нового сотрудника такого уровня – всегда риск. Если специалист кадрового делопроизводства окажется некомпетентным, то выясниться это может, только когда придёт решение уполномоченного государственного органа о рассмотрении дела в отношении вашей фирмы.

Ведение кадрового делопроизводства сторонней компанией

Популярным во всем мире способом ведения делопроизводства является аутсорсинг. Суть его заключается в том, что вы передаёте полномочия кадрового администрирования другой фирме – аутсорсинг-провайдеру. Такая фирма имеет постоянно действующий штат профессионалов кадрового документооборота.

Вы сможете получить посредством аутсорсинга следующие услуги кадрового характера:

Стандартный комплекс кадрового делопроизводства:

  • оформление приема/увольнения работников;
  • составление приказов кадрового характера;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • составление штатного расписания, графика отпусков;
  • разработка типовых образцов локально-нормативных документов.

Работа с трудовыми договорами:

  • составление договора с индивидуальным подходом к каждому работнику;
  • внесение изменений в действующие трудовые договоры;
  • расторжение трудовых договоров.

Ведение делопроизводства для воинского учета:

  • создание картотеки все военнообязанных лиц в компании;
  • постановка фирмы на учет;
  • составление отчетов для военного комиссариата.

Охрана труда и обеспечение аттестации рабочего места:

  • составление необходимых в соответствии с законодательством документов;
  • ведение журналов инструктажа по техники безопасности;
  • оформление несчастных случаев на работе.

Также вы сможете дополнительно заказать те услуги по ведению кадрового делопроизводства, которые необходимы именно вашей фирме.

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

  • уменьшение нагрузки на работника кадрового отдела или полная его замена;
  • ведение документооборота специалистами высокой категории, которые не уходят в отпуска и не отпрашиваются в отгулы;
  • ведение кадрового документооборота и делопроизводства по правилам  трудового законодательства;
  • индивидуальный подход к конфликтным увольнениям;
  • вариативность распределения полномочий кадрового делопроизводства между работниками кадрового отдела  вашей фирмы  и аутсорсинговой компанией;
  • возможность устройства на работу иностранных специалистов, приём которых связан с необходимостью составления целого пакета документов, проверяемых государственными органами;
  • консультирование по любым вопросам кадрового делопроизводства.
  • уменьшение материальных издержек вашей фирмы;
  • возможность отказаться от рутины кадрового документооборота и сконцентрироваться на ведении основной деятельности компании.

Похожие услуги по теме

Источник: https://advokat-malov.ru/reg-uslugi/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговая инструкция

Кадровое делопроизводство обязанности

Кадровое делопроизводство — важный сегмент на предприятии, отвечающий за отношения с наемным персоналом. Нарушение в оформлении кадровой документации приведет к серьезным штрафам, ведь права работников защищает трудовая инспекция. Рассмотрим, с чего начать, если вам предстоит организовать кадровый учет с нуля или навести порядок в действующей фирме.

Шаг 1. Назначение кадровика

Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:

  • вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
  • составлять приказы, договоры, положения, заявления;
  • заниматься трудовыми книжками;
  • вести личные дела работников;
  • работать с больничными, отпусками и декретами;
  • готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
  • вести воинский учет;
  • работать с архивом;
  • выявлять причины текучки кадров.

Если штат небольшой, то обязанности инспектора можно возложить, например, на офис-менеджера по совместительству (при его согласии и с включением должности в штатное расписание). Но когда численность на предприятии свыше 200 человек, потребуется специальный работник или даже целый отдел. Хотя точной нормы на одного кадровика нет.

Чтобы приступить к обязанностям, вам потребуется место, компьютер, копировальный аппарат и канцтовары. Работодатель должен установить на компьютер кадровую программу — 1С или любую другую, а также антивирусник, чтобы защитить персональные данные работников.

Желательно сразу создать информативную базу. Приобрести бумажный Трудовой кодекс РФ в свежей редакции, чтобы быстро находить нужные статьи и если возникнет спор с персоналом оперативно подтвердить свою позицию. Еще под рукой хорошо иметь:

Хорошо бы попросить у директора установить платную информационно-правовую систему типа «Консультант Плюс». С ее помощью вы будете в курсе изменений в законодательстве и найдете выход из сложных ситуаций.

Руководитель может поручить ведение учета сторонней аутсорсинговой компании по договору за ежемесячную плату. Но когда место организовано, и вас берут, нужно составить доверенность, издать приказ о назначении и подписать акт приемки-передачи документов.

Шаг 2. Подготовка базовой документации

Первым делом прочитайте устав порученной вам организации и изучите другие учредительные документы. Обратите внимание на полное и сокращенное наименование фирмы, чтобы правильно указывать его в кадровых бумагах: оно должно везде совпадать. Еще посмотрите, кто уполномочен принимать решения по трудовым договорам и внутренним нормативным актам. Именно он и будет подписывать их.

Теперь предстоит разработать документы, которые обязательно должны быть на предприятии:

  • Штатное расписание (форма Т-3) — отражает потребность работодателя в трудовых функциях, закрепляет численность должностей и состав персонала (ст. 57 ТК РФ).
  • Правила внутреннего трудового распорядка — регламентирует порядок приема, увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон, режим работы и отдыха, меры поощрения и взысканий (ст. 189 ТК РФ).
  • График отпусков (форма Т-7) — устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Он разрабатывается не позднее чем за 2 недели до начала календарного года, на который составляется. Если фирма создана в начале или середине года, то на этот год его готовить не нужно, только на будущий.
  • Положение о персональных данных работников — регламентирует состав, порядок обработки и хранения личных сведений персонала, а также получения согласия на обработку и условия передачи их третьим лицам (ст. 88 ТК РФ).
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — содержит данные о получении книжек от работников и выдаче их на руки (правда, с переходом на ЭТК этот пункт постепенно теряет актуальность).
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — отражает поступление и расходование новых бланков.
  • Инструкции по охране труда и журнал ознакомления (ст. 212 ТК РФ).
  • Положение об оплате труда — содержит порядок начисления зарплаты работникам, а также поощрений или депремирования (ст. 135 ТК РФ).
  • Табель учета рабочего времени — отражает отработанное время для начисления зарплаты (формы Т-12, Т-13).
  • Шаблоны трудовых договоров согласно ст. 57 ТК РФ.
  • Личные карточки работников (форма Т-2).
  • Должностные инструкции — необязательны, но помогут в спорных ситуациях.
  • Журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.
  • Журнал регистрации приказов по личному составу.
  • Договоры с материально-ответственными лицами.

Помимо них лучше сразу разработать типовые бланки приказов о приеме, увольнении, переводе работников, а также о предоставлении отпуска, отправке в командировку, на премирование и для иных ситуаций, которые могут возникнуть в работе.

Все эти документы потребуются уже при приеме первого сотрудника, поэтому нужно подготовить их заранее. Приведенные выше формы не являются обязательными, но рекомендованы Постановление Госкомитета статистики № 1, удобны и привычны. Если вы решили использовать свои бланки, учитывайте требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и утвердите их форму отдельным приказом.

Только микропредприятиям можно полностью или частично отказаться от составления правил внутреннего распорядка, положения об оплате труда и премировании, графиков сменности и иных локальных актов, если они отразят все эти условия в трудовых договорах с работниками (ст. 309.2 ТК РФ).

Остальные организации обязаны иметь этот базовый набор документов.

Шаг 3. Проверка документов на руководителя

Если фирма новая, то директор — первое лицо, которое нужно принять. При этом важно узнать, не лишен ли он права занимать эту должность (п. 2 ст. 32.11 КоАП РФ). Такой информацией владеют налоговые органы, они ведут специальные реестры дисквалифицированных лиц, поэтому нужно сделать им письменный запрос.

Когда все в порядке заключите с ним трудовой договор, издайте приказ о приеме на работу (назначении генеральным директором) и внесите информацию в его трудовую книжку. При этом нужно учитывать срок действия полномочий директора, который определен учредительными документами.

Шаг 4. Назначение ответственного за трудовые книжки

За хранение трудовых книжек (если на предприятии есть сотрудники, не перешедшие на ЭТК) кто-то должен отвечать, ему же предстоит отслеживать их движение, вести их, готовить отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р.

Такая обязанность фиксируется в должностной инструкции уполномоченного сотрудника и трудовом договоре с ним.

Если штат небольшой, то ни к чему назначать отдельного человека, с этим справится и основной кадровик по совместительству (при согласии).

Когда вы пришли в уже работающую фирму, проверьте книжки, бланки, вкладыши и приходно-расходную книгу по их учету. Посмотрите, чтобы оформление было правильным:

  • страницы пронумерованы и прошнурованы;
  • в конце журнала стоит пломба (сургуч) и подпись руководителя.

Хранится книга у кадровика, а сами трудовые книжки — в несгораемом шкафу или сейфе.

Ответственность кадровика

Если кадрового учета на предприятии нет или он ведется неправильно, можно получить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • должностным лицам и предпринимателям — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • предприятиям — от 30 до 50 тыс. руб.

А неграмотное составление трудового договора или оттягивание его заключения, потому что еще не разработали шаблон, может квалифицироваться как уклонение от оформления отношений между работником и организацией. За это предусмотрено отдельное наказание:

  • должностным лицам — от 10 до 20 тыс. руб.,
  • предпринимателям — от 5 до 10 тыс. руб.,
  • организациям — от 50 до 100 тыс. руб.

Подводим итоги

  • Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
  • Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
  • Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
  • Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
  • За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://blogkadrovika.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-2020/

Кадровое делопроизводство это необходимое звено полноценного функционирования

Кадровое делопроизводство обязанности

Бизнес юрист > Трудовое право > Кадровое делопроизводство в организациях разного масштаба

Кадровое производство – это отрасль, занимающаяся документацией в области трудовых отношений, а также сбором, систематизацией и хранением сведений о персонале в области производственной деятельности.

Кадровые документы имеют ценность и законную силу в случаях, когда по тем или иным причинам работник или предприятие отстаивают свою позицию в суде.

Поэтому подробному составлению должностных инструкций, трудовых договоров, штатного расписания в кадровом делопроизводстве должно уделяться особое внимание – как письменным средствам доказательств в случае судебного разбирательства.

Общие понятия

Сотрудники отдела кадров оформляют документы и ведут общее кадровое делопроизводство на предприятиях среднего и крупного формата, и имеют в своем составе несколько специалистов.

Если предприятие имеет небольшие масштабы, то функции отела кадров выполняет отдельный человек, так как набор команды для этих целей бывает неоправдан. В этом случае пользуются услугами бухгалтера или секретаря. На объем отдела кадров и количество делопроизводителей влияет также специфика деятельности на предприятии.

При неблагоприятных условиях работы – будь то плохая экология, работа с вредными для здоровья веществами, или иное – потребность в кадровиках возрастает.

Отдел кадров

Кадровый отдел занимается следующими основными функциями:

  • оформление работников
  • ведение документации
  • ведение прочей кадровой работы

Сотрудник должен уметь заполнять различные виды документов: трудовые книжки, договоры, бланки, приказы. Кадровый работник должен контролировать своевременное и правильное исполнение своих обязанностей, которые заключаются:

  • в приеме на работу и увольнении
  • в регулировании премий, отпусков, переводов, командировок
  • в дисциплинарных взысканиях
  • в контроле графика работы

Создание, учет, движение и хранение документов являются главными действиями отдела.

Как происходит оформление документов сотрудников

Руководитель предприятия является первым работником, которого оформляют на работу в новой организации путем подписания трудового договора. На основании его подписи в дальнейшем происходит заключение трудовых договоров с остальными сотрудниками.

Должность директора оформляется одним из трех способов, в зависимости от характера предприятия:

Прием сотрудников

  • заключается договор с председателем выборного отдела в случае выборного характера должности
  • директор подписывает договор за работника и работодателя как единственный учредитель
  • при наличии нескольких учредителей договор подписывается коллективно

Чтобы определить количество должностей на предприятии, вид специалистов и качество работников, кадровый отдел составляет штатное расписание, которое должно иметь унифицированную форму. В этом документе необходимо указать:

  • наименования должностей
  • количество работников
  • форму и размер оклада и других видов финансовых вознаграждений

Список должностей в расписании должен соответствовать иерархической градации – от руководящего поста к вспомогательному персоналу. Помимо должностей расписание содержит информацию о графике работы, наличии смен, сведения о корпоративной этике и желаемый внешний вид сотрудников.

Требования к трудовому договору

Положения трудового договора четко регламентированы и содержат необходимые пункты, согласно ТК РФ:

  • полные данные о работодателе, включая адреса
  • ФИО, должность работника
  • сроки и вид договора
  • должностная инструкция
  • график работы
  • размер оклада
  • реквизиты и подписи сторон

Помимо основных пунктов в договоре могут содержаться дополнительные, по усмотрению руководителя.

Ведение документации

Все документы отдела кадров разделяются на обязательные и узкоспециальные, требующиеся лишь для определенного вида организации.

Документация

Обязательные документы состоят из приказов по личному и кадровому составу. Приказы по личному составу содержат сведения о работниках – их приема на работу, увольнения или перевода.

Приказы, касающиеся рабочего стажа, должны сохранять в надлежащем виде в течении всей жизни сотрудника и по закону хранятся 75 лет. Кадровые приказы содержат информацию об отпусках, премиях, командировках, дисциплинарных взыскания и прочем.

Такие документы по закону хранятся 3-5лет. Необходимо завести отдельную папку для каждого вида документов и хранить их по отдельности.

Трудовой договор относится также к обязательным документам, который необходимо заключать с каждым работником.

Прочие обязательные документы, находящиеся в ведомстве отдела:

  • трудовая книжка
  • документ о штатном расписании
  • регламентации оплаты труда
  • книга приказов
  • командировочный журнал
  • документ о внутреннем трудовом распорядке

Необязательные документы заключаются в различных должностных инструкциях, коллективных договорах.

Отделом кадров необходимо документально подтверждать все что касается деятельности и производственного процесса на предприятии: наличие спецодежды, работники с ненормированным рабочим днем, ночные работники, вредные и опасные условия работы – все это необходимо сопровождать распорядительным документом с наличием сроков обеспечения, категорий, и остальные аспекты.

Документы учета

Особенность подготовки журналов учета заключается в их надлежащей структурированности. Перед началом функционирования отдела необходимо провести работу по их нумеровке сквозной нумерацией, прошивке и скреплении бумагой с указанием количества листов, подписью директора или ответственного лица.

Ведение иной кадровой деятельности

Помимо ведения документации на отдел кадров также возложены обязанности по поиску и подбору персонала. Кадровик должен уметь оформлять документацию по нормативным актам и общим требованиям согласно законодательству, и хранить ее надлежащим образом в бумажном и электронном виде.

Вся необходимая документация должна в установленные законом сроки предоставляться в государственные органы, занимающиеся ее хранением – за этим следит ответственный специалист-кадровик.

Все эти требования обязывают кадрового работника иметь высокий уровень самодисциплины, организованность, ответственность.

Знания, умения и навыки делопроизводителя:

Хранение документов

  1. Делопроизводитель должен знать и уметь пользоваться электронными программами по сбору и хранению информации в базах данных, ведению статистических данных, электронной почтой.
  2. Кадровый работник должен владеть деловым стилем в общении и переписке, обладать речевой и письменной грамотностью, культурой речи, чтобы при надобности иметь возможность исправить некорректный документ.
  3. Кадровик должен знать и уметь применять на практике знания прав и обязанностей организации и госорганов и составлять документацию на основе этих знаний.
  4. Кадровик контролирует посещаемость персонала, подготавливает справки, оформляет и хранит личные дела сотрудников.

Таким образом, спектр обязанностей делопроизводителя кадрового отдела весьма широк и не ограничивается лишь созданием типовых шаблонов, заполнением учетных форм, выдачей справок.

Место кадров в функционировании организации

Выше мы выяснили, что кадровая структура занимается документооборотом, управлением персоналом и взаимодействием с госорганами. Однако для эффективного функционирования организации необходимо применять еще один инструмент – долгосрочное планирование численности и качества кадров.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Для этих целей, помимо контроля количества работников, применяется регулярный мониторинг актуальных вакансий и подбор персонала с высоким уровнем знаний. Производится общее качественное повышение квалификации сотрудников в каждом подразделении и контроль их численного показателя.

Кадровая служба

Таким образом, долгосрочная перспектива предусматривает разработку согласованной кадровой политики, направленной на подготовку, совершенствование и оплату кадров, способы взаимодействия предприятия с работниками.

Подобная политика называется долгосрочным кадровым контроллингом и заключается в своевременном предоставлении рабочего места, исходя из способностей и склонностей кандидата, а также в согласии с требованиями. Такой подход позволит предвидеть и избежать возможных нестабильных ситуаций и скорректировать деятельность производства без рисков.

Кадровый контроллинг начинается с формулировки задач по нуждам компании и далее разрабатывается план человеческих ресурсов по количеству, качеству и локации. Такое прогнозирование может производиться вплоть до 5 лет вперед.

Прогнозирование при этом учитывает, какие должности могут появиться за этот период, какие упраздниться, а какие претерпеть изменения. Здесь возникает необходимость организации всевозможных курсов по повышению квалификации и общего образования работников с целью дальнейшего продуктивного сотрудничества.

Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров

Хотя законодательством подобная структура официально не закреплена, но крайне желательно, чтобы данное подразделение присутствовало на предприятии с численностью сотрудников больше 10.

Объем документов, предусмотренный ТК РФ как обязательный, включает множество сложных документов, требующих корректного и квалифицированного заполнения.

Трудовой договор, оформленный ненадлежащим образом, как пример, может привести к судебным разбирательствам в случае, если в нем не были оговорены все права и обязанности сторон, положенные по закону. Таким же образом и все остальные документы могут послужить неприятным ситуациям, если были заполнены непрофессионально.

Статус предприятия, имеющего четко отлаженную работу кадрового производства, обладает высокими показателями надежности, стабильности, престижности. Этот отдел играет решающую роль в налаживании политики взаимодействия между начальством и подчиненными, определяет общую атмосферу спокойствия среди персонала, так как является по сути промежуточным звеном между директором и его подчиненными.

Являясь самостоятельным структурным подразделением, отдел кадров берет на себя с каждым годом все больше новых обязательств. В сегодняшних условиях обойтись без кадровиков в организации не так просто, ведь именно от их работы зависит качество нанимаемых работников, а значит, и прибыль компании.

К тому же, тенденция последних лет показывает, что работы для делопроизводителей каждый год только прибавляется – государственные ведомства внедряют все новые отчетные бланки, усложняющие процесс делопроизводства – и этот рост обязательных процедур будет явно продолжаться, ведь таким образом государство обеспечивает прозрачность деятельности государственных и частных компаний.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/trudovoe/kadrovoe-deloproizvodstvo-eto-chto.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.